エンジニアが仕事を円滑に進めるために、文章力は必要不可欠です。相手にすぐに正しく伝わる文章を書くためのコツを紹介します。
伝わる文章の書き方教室
豊田 倫子＝コンピュータハウス ザ・ミクロ東京、日経 xTECH編集
目次
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第1回 トラブルを生む作業手順書の問題点
作業手順書を題材にした文章クイズです。何が問題か、どう直したらよいか考えてみましょう。
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第2回 プリンターの利用に関する作業手順書の問題点
今回取り上げるのは、プリンターの利用に関する作業手順書です。問題点は何でしょう。
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第3回 若手が書いた分かりにくい文章、どう直すべきか
あなたの部署の新入社員や若手社員が分かりにくい文章を書いたとき、どのような指導をすればよいかを考えてみましょう。
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第4回 部下が書いた業務マニュアル、何が問題か
後輩がある業務マニュアルを書いてきました。より望ましい内容に改善するには、どうすればよいでしょうか。
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第5回 「在庫データの反映が多少遅れる」、この文章の問題点は？
ある企業の「システム企画書」の中に、現状のシステムに対して「解決すべき課題」が挙げられていました。その文章の問題点とは、一体何でしょう。
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第6回 部下が書いた社内向け文書、問題点は？
エンジニアにも、社外や社内に広く通知する文書を作成する機会があります。こうした文書には、どこに何を書くべきか、作法があります。新入社員研修で習ったはずだが忘れてしまった、という人も多いのではないでしょうか。
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第7回 不具合を生んだソフトウエア仕様書、どこが問題か
分かりにくい仕様書は、ソフトウエアの開発プロジェクトを混乱させます。開発者は仕様書の通りに開発したつもりでも、仕様書を書いた人の意図とは異なるソフトウエアが出来上がってしまう、といったことも起こります。
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第8回 「更新が終わらないうちにパソコンの電源を切らないで」の問題点は？
今回取り上げる文章は、ソフトウエアのマニュアルです。日本語に間違いがあるわけではありませんが、マニュアルの文章としては適切とはいえません。
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第9回 イラッとする文章を書く部下、どう指導する？
部下の文章が何を伝えたいのか分からず、イラッとしてしまう。そんなマネジャーの悩みに答えます。
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第10回 誤字脱字が多い部下、文章を逆から読ませてみよう
部下が書く文章の誤字脱字が多くて困っている。そんな上司のお悩みにお答えします。
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第11回 伝達ミスが多い部下の文章、どう直す？
技術の現場では、仕様書や作業指示書の不備が、大きなトラブルや手戻りにつながることがあります。これを避けるには、文章の1つひとつに気を配ることが必要です。
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第12回 「“完璧な赤”をください」と部下が逆ギレ、どう対処するか
部下から「1回で修正が終わる“完璧な赤”をください」と逆ギレされた。1回で査読を終わらせることは難しいが、どうしたらよいか。そんなお悩みにお答えします。
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第13回 作業不備を指摘したら「指示書にない」と反撃された、怒りが収まらない
部下や後輩に注意したら、こちらの不備を指摘された。どうしても怒りが収まらない――。そんな経験はないでしょうか。今回は、文章をめぐるそんなお悩みを取り上げます。
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第14回 文章を何度注意しても直らない、そんな部下の指導法
部下の文章を指導しているが、いつも同じような箇所でミスをする。何度指導しても直らない――。そんなお悩みにお答えします。
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第15回 メールの文章を注意したら「面倒くさい」と言う部下に、伝えるべきこと
部下のメールを注意したら「通じるから問題ないじゃないですか。普段のメールから気をつけるのですか？面倒くさい」という返事が返ってきた――。そんな上司のお悩みに答えます。
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第16回 部下の文章がダメダメ、一度に指摘してもよい？
部下が書いた文章を添削しているが、1つの文書の中に改善すべき箇所が多数ある。一気に指摘してもよいのか――。そんなリーダーの悩みに回答します。
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第17回 先輩2人の修正指示が異なる、力関係を観察して直す部下
仕事で作成する文章の添削。どう指導したらよいか困っている上司や先輩は多いのですが、実は指導を受ける側にも悩みがあります。
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第18回 短すぎる文章で相手を怒らせた部下、どう指導するか
分かりやすい文章を書くためのノウハウとして、「文章は短く」と言われることがよくあります。しかし、「短い文章」とは具体的に何を意味するのでしょうか。それがよく分かっておらず、混乱してしまう人は少なからずいます。
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第19回 ビジネスチャットで書く文章、短文だからこその炎上リスクに注意
ビジネスの現場でも、SNSの活用が広がっています。社内コミュニケーションはメールではなくチャットになっているという会社も増えています。ビジネスSNSでは、どんな文章でやり取りすればよいのでしょうか。
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第20回 技術的な誤解を生む部下の文章、指導に苦慮する上司の悩み
部下が書く技術文書が、読み手に正しく伝わらないことが多くて困っている。問題のある文章を私が見つけて修正できればよいのですが、うまく見つけられません。
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第21回 部下の意識が変わる、助詞の指導にお勧めの1文
「助詞なんかにそこまで注意を払う意味はあるんですか。今まで特に気にしたことがありません」と言うリーダー。獅童にお勧めの1文を紹介します。
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第22回 「文章は感覚で書く」という若手、パワハラにならないよう指導するには
文章の品質について指導していたら、若手から「何となく意味は伝わっているので、今まで通りでいいのではないですか」と言われた。そんなリーダーの悩みを取り上げます。
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第23回 メールタイトルでイラッとさせる部下の指導法
部下のメールタイトルと本文がいずれも「ご確認ください」になっていて、イラッとする。そんな上司の悩みにお答えします。
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第24回 文章レベルが低い相手へのメールにモヤモヤ、どこまで気を使うべき？
ビジネス文書を作成する際はきちんとした文章を書かなくてはならないことは分かっている。だがどこまで気を配るべきかモヤモヤする――。そんな相談にお答えします。
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第25回 「プログラマーは文章が書けなくてもよい」と言う社長、意識をどう変える？
現場は文章力を高めたいと感じていても、上層部に危機感が薄いケースもあるようです。そんな状況に悩む人のお悩みを取り上げます。
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第26回 イライラする部下のプレゼン、「2つの型」で改善しよう
何を言いたいのかつかみどころがない部下のプレゼンに、ストレスを感じている。そんな部下の悩みを取り上げます。
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第27回 プレゼンも文章も長すぎる部下、「一息で話せる長さ」を意識しよう
長すぎるビジネス文章は読むのに時間がかかり、要点も把握しにくいものです。これと同じく、長すぎるプレゼンも主張が伝わりにくくなります。どう指導すればよいか考えてみましょう。
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第28回 長すぎる部下のプレゼンに疲れる、不要な内容をそぎ落とすには？
「話が長い」と感じるプレゼンには、大きく2つのパターンがあります。今回は、「全体の量が多く、聞くのに疲れる」場合について考えます。
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第29回 3年指導しても間違いが直らない部下、指導役である私はどうすべき？
部下の文章指導に取り組んでいるが、どう頑張ってもうまくいかない。自分はどうしたらよいのか。そうした悩みを深めているリーダー、マネジャーが増えているようです。
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第30回 お客さまに「分かりました」は失礼？適切な表現は？
担当している顧客へのメールに「分かりました。了解です」と書いていたら、先輩から「失礼ではないか」と指摘された。親しい顧客だから問題ないのでは？そんな相談に回答します。