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 このマニュアルのの問題点は「否定表現」を多用している点です。「~してはいけません」「~してはいけません」と禁止の表現が重なると、読み手はモチベーションが下がりがちです。せっかく仕事に前向きになっていても、やる気がそがれてしまう可能性があります。

 よほど強く注意を喚起する意図がなければ、マニュアルでは肯定表現を用いるのが望ましいでしょう。この文章の場合は、次のような改善例が考えられます。

 製品説明会を開く場合やプレゼン資料を提供する場合は、事前に上司の承認を得てください。
豊田 倫子
コンピュータハウス ザ・ミクロ東京
豊田 倫子 ヘルプデスクや検証技術者などを経て、約20年前から教育サービスに携わる。新入社員研修やリーダー研修、マネジャー研修などの企画コンサルティングや教材開発、研修講師、研修運営などを担当する。人材育成研修の受講生は延べ7万人。特に人気の研修が、本セミナーのベースとなっている文章力研修で、これまでに約5000人の文章を指導してきた。日経 xTECH ラーニングの人気セミナー「伝わる文章の査読・指導スキル養成講座」の講師を務める。