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　ビジネス文章は、基本的に肯定文で書くのが望ましいとされています。これは、マニュアルでも同じです。

　この文章には、「終わらないうちに」「切らないで」と否定形が2回含まれています。肯定形と比べると、文章の意味を把握しにくくなります。

　また以前にも解説しましたが、マニュアルで否定文を使うと、読み手のモチベーションは下がりがちです。「～するな」「～するな」という否定の文章が続けば、禁止ばかりされている気分になります。ソフトウエアを使って仕事をこなそう、という気持ちがそがれてしまうのです。

　もちろん、強い禁止事項を記載する際などには否定文を使う必要があります。ただし一般的には、依頼文や命令文は肯定文を使うとよいでしょう。

　今回の文章の場合は、次のようになります。

改善例

更新が終了してからパソコンの電源を切ってください。

豊田 倫子
コンピュータハウス　ザ・ミクロ東京
豊田 倫子 ヘルプデスクや検証技術者などを経て、約20年前から教育サービスに携わる。新入社員研修やリーダー研修、マネジャー研修などの企画コンサルティングや教材開発、研修講師、研修運営などを担当する。人材育成研修の受講生は延べ7万人。特に人気の研修が、本セミナーのベースとなっている文章力研修で、これまでに約5000人の文章を指導してきた。日経 xTECH ラーニングの人気セミナー「伝わる文章の査読・指導スキル養成講座」の講師を務める。