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 結論がいつまでも出てこない文章は、出口が分からない迷路を進んでいるような気分になり、読むとイラっとしますよね。実際の文章を見ていないので詳細は分かりませんが、次の3つのポイントを心がけてみるとよいでしょう。

 1つはテンプレートを作る、または見直すことです。ご相談にある業務報告書というのは、記入欄などのフォーマット(書式)は決まっていますか。各項目はどれくらいの粒度になっていますか。報告書や提案書、仕様書などの文章は、書くべき項目はある程度決まっているはずです。フォーマットを決めて書くべき内容を明確にしておけば、行動や考えが入り組んでしまうことを避けられます。

 2つめのポイントは、文例や書き込む要素を明確に示すことです。テンプレートがあっても、書き方が分からなければ意味不明な文章になる可能性があります。テンプレートの横に記入例を示せば、何をどう書けばいいのか分かります。

 このときの記入例は、面倒でも、上司であるあなたが作りましょう。部下は上司が求めている内容や情報、書き方が分かっていないのかもしれません。上司が文例を示すことで、「あっ、上司はこう書いてほしかったのか」ということが、具体的に分かるようになります。もし、文例が示せないようでしたら、部下を教育する前に上司であるあなたが、文章の書き方を学ぶべきかもしれません。