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 3つめのポイントは、事実と考え・推論を分けて書く習慣を付けさせることです。伝わりにくい文章は、事実と推論、事実と考えなどがごちゃまぜに書いてあるケースが多いものです。それは事実なのか、書き手の考えや推論なのか、しっかり分けて書く習慣を付けさせましょう。最初は報告書を見ながら、1つずつ対面で確認したほうがよいでしょう。

 まずは上記の3つを3カ月くらい実施してみてください。何が言いたいのか分からなくてイラっとすることは減ると思います。部下の方も、伝えるべき情報を整理する習慣が付くので、今までよりも文章を上手に書けるようになると思います。

豊田 倫子
コンピュータハウス ザ・ミクロ東京
豊田 倫子 ヘルプデスクや検証技術者などを経て、約20年前から教育サービスに携わる。新入社員研修やリーダー研修、マネジャー研修などの企画コンサルティングや教材開発、研修講師、研修運営などを担当する。人材育成研修の受講生は延べ7万人。特に人気の研修が、本セミナーのベースとなっている文章力研修で、これまでに約5000人の文章を指導してきた。日経 xTECH ラーニングの人気セミナー「伝わる文章の査読・指導スキル養成講座」の講師を務める。