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 「記」は、ビジネス文書でよく用いられます。本文に書くより、箇条書きのように並べた方が分かりやすい項目を書くときに使います。日時や場所など、5W2H(When、Where、Who、What、Why、How、How much)に当たる内容を「記」でまとめるとすっきりして、読みやすくなります。

 本文中から「記」の内容を指す場合は、「下記のように」と書きます。「記」がない場合は、「以下のように」などそれ以外の表現を使うべきだとされています。

 今はメールでのやりとりが一般的なので、若手社員には「記」を使ったことがない人も多いようです。しかし社会人としては、「記」の使い方は押さえておきましょう。

 なお、メールにはメールに適した書き方があり、ビジネス文書の作法を必ずしもそのまま踏襲する必要はありません。メールで5W2Hを箇条書きにしてまとめる際は、記号を使う、ケイ線で区切るなどの方法を使うとよいでしょう。

豊田 倫子
コンピュータハウス・ザ・ミクロ東京
豊田 倫子 ヘルプデスクや検証技術者などを経て、約20年前から教育サービスに携わる。新⼊社員研修やリーダー研修、マネジャー研修などの企画コンサルティングや教材開発、研修講師、研修運営などを担当する。⼈材育成研修の受講⽣は延べ7万⼈。特に⼈気の研修が⽂章⼒で、これまでに約5000⼈の⽂章を指導してきた。⽇経クロステック ラーニングの⼈気セミナー「伝わる⽂章の査読・指導スキル養成講座」の講師を務める