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 顧客宛てのメールは、気を使います。特におわびやお断りをメールで伝えるのは難しいものです。

 今回は、断りのメールをどう書けばよいか分からないという悩みを取り上げます。回答するのは、SEをはじめ技術の現場で働く人を対象に文章作成の指導をしている豊田倫子氏です。

相談:断りのメールをどう書けばよいか分からない
 お客さま向けに、ソフトウエアの操作教育を担当しています。最近受けた依頼の中に、お断りしたいことがありました。操作だけでなく、コンプライアンスについても教えてほしいと別の部署から依頼があったそうなのです。
 当社では引き受けられないのでお断りしたいのですが、「依頼が拒否された」と不愉快な思いをさせてしまうのではと悩んでしまい、メールを書くのに時間が掛かっています。
 どのように書けばお客さまに失礼のないメールになるでしょうか。