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思いつくままにすべて書き出す

 こうした悩みには、筆者もコンサルタントとして直面してきました。コンサルタントは、顧客から数百万~数千万円でプロジェクトを受注します。しかし、報告できる時間は週にたった1時間の会議だけ、ということは珍しくありません。その短時間で何をどう伝えるべきか、悩みながら手順を確立してきました。

 まずは、スライド資料上で伝えたいこと・伝えた方がよいかもしれないことを、箇条書きですべて書き出します。当たり前に思われるかもしれませんが、実際には多くの人が、このプロセスを無意識のうちに飛ばしています。その結果、資料作りが非効率になります。

 重要な事項を漏らしてしまい、途中で重要な事項を思い出して手戻りする人は、このプロセスがきちんとできていません。気づかぬうちに自分の主観で資料に書くべき事項を判断し、後から上司から「この観点はどうなってるの?」「これについても資料に入れて」と指摘をされてしまいます。

 このような手戻りや重要事項の漏れを防ぐため、まずは一度書き出してみるというプロセスを筆者はとても重視しています。

 なお、書き出す際にはじっくりと考える必要はありません。伝える必要があるか迷うような内容は、すべて書き出しましょう。市川さんの場合は上司から与えられたデータをさっと閲覧し、思いつくまま書き出せば十分です。図2に、市川さんのケースを参考として示します。

図2●思いつくままにすべて書き出す
図2●思いつくままにすべて書き出す
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