効果的な資料作成をテーマに連載をスタートする。コラムタイトルの「勝負ドキュメント」とは、企画書や提案書といった、仕事の主要局面での成否を分ける重要なドキュメントを表すために筆者が作った用語だ。今回はその作成手法の基本原理を説明する。筆者がロジカルシンキングの進化形として整備しているもので、正式には「ストラテジックライティング」と呼んでいる。

 ベースとなるロジカルシンキングは、米国の戦略コンサルティング会社に由来する情報整理の手法だ。日本語では論理思考と訳されるが、発想法や思考法ではなく、資料作成やプレゼンの手法である。

 アイデアを生み出すこと以上に、それを評価してもらえるように伝える力が重要になる局面は多い。ロジカルシンキングが広く普及したのは、経営層などの意思決定者が判断しやすい資料の作成を可能にするからだ。

 ただし多くのロジカルシンキングの解説書は経営企画向けのもので、技術者向けとはいえない。そこで、ITの分野で使われる情報モデリングの知識を使うことで、技術者にも理解しやすく、体系的に広く活用できるようにしたものが、ストラテジックライティングである。

情報構造をアウトラインに変換

 ストラテジックライティングの特徴は、ドキュメント作成を情報構造の変換過程として捉えるところにある。基本となる3種類の情報構造を図1~3に示す。ロジカルシンキングでは、これらはいずれもロジックツリーとひとくくりで呼ばれることが多いが、性質も役割も異なる。

 図1は、文書のアウトラインの構造だ。このツリー構造で表現されているのは、以下のテキストである。

図1●文書アウトライン
[画像のクリックで拡大表示]

 当社が納入したシステムの応答が遅くなったことから改善を求められています。原因探索のために調査を行いました。

 以下の調査結果から、パフォーマンス低下の原因はDBにあると考えられます。まず、ブラウザーの開発ツールで処理速度を計測し異常がないことを確認しました。また、アプリケーションサーバー上のプロセスには性能が低下しているものはありませんでした。続いてDBサーバーを調査したところ、CPU負荷の高いSQLが見つかりました。

 以上のことから、性能改善のためにDBのパフォーマンスチューニングを行うことを提案します。

 図2は、このテキスト中に表現されている論理構造を示したものだ。論理構造は、根拠によって結論が支持されている構造のこと。ロジカルシンキングでは、結論があることを「So what?がある」、根拠があることを「Why so?がある」と表現する。この構造を多段に組み立てたものをピラミッドストラクチャーと呼ぶ。

図2●論理構造とピラミッドストラクチャー
[画像のクリックで拡大表示]

 図1と図2を比較すると、全体に似ているが違っているところがある。「問題を解決するには原因を解消すればよい」という要素は、ピラミッドストラクチャーにはあるが文書アウトラインにはない。緻密に論理を組み立てるには、こうした前提となる原理を意識することが大切である。逆に背景や目的についての記述は、文書アウトラインにはあるがピラミッドストラクチャーにはない。

 さて、この論理構造の根拠となっているクライアント、アプリケーションサーバー、DBサーバーの3要素の調査で、十分と考えてよいだろうか。ロジカルシンキングでは、検討対象となる要素を整理する際に、MECE(Mutual Exclusive and Collectively Exhaustive)という指針を重視している。これは対象とする要素を、漏れなく、ダブりなく分類するという考え方である。

 MECEの分類を複数回繰り返すと図3のような多階層分類のツリー構造ができる。この例では、調査対象のシステムの構成を大きくクライアントとサーバーに分け、さらにサーバーをアプリケーションサーバーとDBサーバーに分けることで漏れなくダブりなく分割している。これが3要素での調査で十分である根拠になっている。

図3●MECEと多階層分類
[画像のクリックで拡大表示]

 このように、論理的な資料作成とは、情報の構造を最終的に文書のアウトラインにまで変換していくことと捉えられる。つまり、情報を適切に整理し、そこに情報の追加や削除を行って、文書のアウトラインを組み立てることで、説得力のある論理的なドキュメントを体系的に作ることができる。これがストラテジックライティングの基本原理である。

 構造にはここで挙げたもの以外にも様々なものがある。そうした各種構造を駆使して、必ず納得してもらえる「勝負ドキュメント」を作れるようになることが本連載のテーマだ。次回は、課題解決に直結する構造を紹介する。

林 浩一(はやし こういち)
勝負ドキュメント研究所 代表、ピースミール・テクノロジー 顧問
林 浩一(はやし こういち) 富士ゼロックス、外資系データベースベンダーを経てウルシステムズに入社。自治体・大企業のシステム内製化とPMO に特化した関連会社として同社を設立、初代社長に就任。現在は、代表を退き顧問として同社社内の人材育成を主に活動しつつ、社外の技術者のスキル向上のために勝負ドキュメント研究所を開設。
出典:日経SYSTEMS、2019年4月号 pp.16-17
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。