今回からは出来の良くない資料をレビューして修正する具体例を使って、ドキュメント構造を活用した資料作成のポイントを解説する。

 図1に示す例文を見てほしい。この文は、既存システムに対する追加開発の見積もりを行ったときに起きた問題について検討し、再発防止のための対策を説明したものである。

図1●見積もり依頼に関する問題と対策の例文
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 よく書けている資料なら、最初から終わりまで後戻りすることなく読んで内容を明確に理解できる。しかしこの資料のように、一度読んだくらいではさっぱり理解できないことは多い。

 ここまで出来が悪い場合、細かい指摘をしてもきりがない。よく使われるドキュメントの構造を当てはめて理解し、改善の指針を示すほうがよい。

 図1のような改善提案の資料の場合、よく使われる基本の構造を覚えてほしい。問題点の明確化、原因の分析、解決策の提示、の3つの項目からなる構造だ。問題が単純な場合や繰り返さない場合には、原因の分析の項目は省略できる。

 この構造を頭に入れて例文を見ると、前半で問題を2つ指摘し、後半に解決策を2つ示している図2の構造のように見える。しかしこの観点からすると不思議なのは、対応策に対応する課題1と課題2を逆順に記述しているところだ。

図2●元の例文の課題解決構造
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 基本の構造で資料を組み立てるとき最初に着眼すべきは、問題点に納得感があるかどうかだ。問題が重大で誰もが対策を打つべきと考えるものでなければ、資料に納得感は出ない。この観点からは、2つの課題のいずれも十分な説明とはいえない。

 課題1は「見積もり依頼をするために必要な情報がそろっているかが不明である」とある。記述を文字通り読むと、情報がそろっているかが不明なことが問題だという指摘である。しかしこれでは意地悪く、目的である見積もり依頼ができれば情報がそろっているか不明でも構わないではないかと突っ込みたくなる。

 もちろん、そんなことが言いたいわけではないはずだ。おそらく必要な情報がそろっていないため見積もり依頼ができないことがある、ということを遠回しに表現しているのだろうが、明確ではない。読み手に意図をくみ取ってもらわなければいけない不明瞭な記述である。

 課題2は「記述内容が整理されていない」とある。この記述はさらに曖昧である。整理されていないという表現から悪そうな印象を受けるが、実際には何のことか分からない。理解できるのは、他業務システムへの見積もり依頼をするのに十分ではないということまでだ。

問題の原因を遠回しに記述

 課題1と課題2のどちらも、何が問題かを明確に示せていない。ロジカルシンキング用語でいう「So What?」がないのである。実は誰が聞いても悪いと納得できることは多くない。人命や健康に関わること、法律に触れること、経済的な損失につながることの3種類くらいである。情報が整理されていないくらいのことを問題と思うかどうかは人それぞれの基準次第だ。

 さて、例文の課題の記述では一体何が言いたいのだろうか。この疑問を解消するヒントとなるのが1行目の「見積もり依頼~見積もり結果報告~影響する他システムへの見積もり依頼における課題」である。

 システムの追加開発では、関連するシステムに影響が及ぶことがある。この改善提案では、発注者が追加開発の見積もり依頼を業者に出して、回答として戻ってきた見積もり結果報告を見て、影響する他システムへ改めて見積もり依頼するという業務の流れが前提となっている。

 指摘している2つの課題はどちらも「影響する他業務システムへの見積もり依頼が大変になっている」ことだと考えると辻つまが合う。十分な情報がなかったり、何を書けばいいのか分からなかったりするため、見積もり依頼の作成に時間がかかったり、必要な要件が抜け落ちてしまうことが問題なのだ。

 課題1と課題2はこの問題について、それぞれの原因を遠回しに記述している。課題1では、他システムに見積もり依頼をするための記載様式が規定されていないという原因、課題2では、改修対象のシステムの業者からの回答が不十分であるという原因である。

 この理解のもとに前半を書き換えた文例を図3に示す。この文で表現しているのは、図4の構造である。問題点と原因を整理し直している。

図3●前半を修正した例文
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図4●修正した例文の課題解決構造
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 要件漏れや要件確定の遅延が実際に起きているのかが不明だったためリスクとしたが、既に発生しているのであればそこを問題の起点とする構造にすることもできる。

 元の例文の分かりにくさの原因は、本来表現すべき構造がスムーズに伝わるように書かれていなかったところにある。前もって課題解決の構造を意識しておけば、それが伝わるように書き下すだけで明確に伝わる資料を作ることができるのだ。

林 浩一(はやし こういち)
勝負ドキュメント研究所 代表、ピースミール・テクノロジー 顧問
林 浩一(はやし こういち) 富士ゼロックス、外資系データベースベンダーを経てウルシステムズに入社。自治体・大企業のシステム内製化とPMO に特化した関連会社として同社を設立、初代社長に就任。現在は、代表を退き顧問として同社社内の人材育成を主に活動しつつ、社外の技術者のスキル向上のために勝負ドキュメント研究所を開設。
出典:日経SYSTEMS、2019年7月号 pp.16-17
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。