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 図5の文章では、コンテキストは「目的」という見出しで、①~③の文によって記述している。まず、①では解決したい問題を示し、その対応策を示すことを文章の目的として明示している。

 続く②と③で、提起した問題を理解するのに必要な業務全体の流れを説明している。最初に②で基本的な見積もり依頼の作業の流れを、③で他システムへの影響見積もり依頼が発生する流れを説明している。この後に①の文を繰り返している。込み入ったことを理解した後に何の話だったのかを忘れる人が多いため、重要なことなので念を押している。

 根拠と主張/結論の説明順序は、一般的にはどちらを先にしても構わない。ただし業務上の文章においては、結論を先に記述することが推奨されるケースが多い。結論が先に書いてあれば、後半を必ずしも詳細に読み込まなくてもよい場合もあるため、業務上のコミュニケーションを効率化できるからだ。

 ここでは、先に結論を示す。「結論」という見出しで、2つの対応策を示している(④)。それぞれの内容の説明に加えて、対応策2は対応策1の実施が前提となっていることを記述している。

 最後に「検討内容」という見出しで、根拠を説明する。基本的には、問題の原因を明確にしてそれに対して手を打つという考え方になる。まず、⑤で原因には大きく2つあることを示し、続く⑥で1つ目の原因を解決する対応策1を示している。

 次に2つ目の原因と対応策を示したいところだが、これは業務の流れにおける、見積もり依頼資料、見積もり結果資料、影響見積もり依頼資料の関係が分からなければ理解できない。そこでこれらを⑦で説明している。その上で、⑧で2つ目の原因にはより本質的な原因が2つあることを示し、最後に⑨で対応策2を説明している。本質的な原因の1つは、対応策1で解決できると想定していることも併せて説明している。