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 第5~6回は、提案活動をうまく進めるために大切な「計画の立て方」について学びましょう。顧客が出したRFP(提案依頼書)に対して、SIベンダーは通常、数日から数週間、長くても1~2カ月の期間内に回答しなければなりません。そのためには、「提案リソースの招集」「提案ソリューションの検討」「見積もり作成」「提案書の執筆」「社内承認の獲得」「印刷・製本」などたくさんのタスクを同時にこなす必要があります。

 特に大規模なシステム提案活動の現場では、さまざまな組織の人々が一体となって動きます。このため、時間が足りないからといって誰かが無計画に行動を起こすと、思わぬ手戻りが起こったり、タスクに抜けや漏れが発生したりするなどして、提出期限までに間に合わなくなる可能性が高まります。

 そうでなくても、提出期限の間際ともなれば、大勢の人が提案書や見積もり作りの作業のためにてんてこ舞いになります。次から次へと発生する目の前のタスクをなんとかさばくので精いっぱい。「提案書を作るときは連日徹夜が当たり前」とあきらめているエンジニアが多いのではないでしょうか。

 しかし、当然ながらそんな余裕のない状態で活動するのは望ましくないことです。思わぬミスをしでかしたり、状況の変化に合わせた柔軟な対応ができなかったりして取り返しがつかなくなるリスクが高まります。では、限られた時間と人材でパフォーマンスを最大に高めるにはどうしたらいいでしょうか。RFPが出てから短い時間でベストの結果を出すためには、何よりもまずしっかりとした「計画」を立てることが重要です。提案書提出までのさまざまなタスクを期限までに完遂するための計画のことを「プロポーザルマネジメントプラン」と呼びます(図1)。

図1●プロポーザルマネジメントプランを作る
図1●プロポーザルマネジメントプランを作る
プロポーザルマネジメントプランとは、提案書提出までのさまざまなタスクを期限までに確実に行うために作る計画のこと。これを作らずに提案書を作成しようとすると、思わぬ手戻りが起こったり、タスクに抜けや漏れが発生したりするリスクが高まる
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