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 第7~8回は、「キックオフミーティング」について学びましょう。キックオフミーティングとは、提案活動に関わる人たちを集めて開催する最初の全体ミーティングのことです(図1)。提案の方向性や計画を共有し、モチベーションを高めるために開催します。このキックオフミーティングを成功させられるかどうかが、提案活動の成否を大きく左右するといっても過言ではありません。この機会にぜひ上手な開催方法をマスターしておきましょう。

図1●キックオフミーティングとは
図1●キックオフミーティングとは
提案活動に関わる人たちを集めて開催する最初の全体ミーティングのこと。提案の方向性や計画などの情報を全員で共有し、モチベーションを高める目的で実施する
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 キックオフ時に限らず、提案活動に関係するミーティングはエンドレスになりがちです。営業担当者から顧客に関する情報をもらいつつ、RFP(提案依頼書)をパラパラ読みながらという感じでダラダラと進めてしまい、一つの議題に集中できずあっちこっちに議論が脱線。仕事を持ち込んで内職を始める人や、携帯電話を片手に途中で抜ける人なども続出。議論が堂々巡りしたり、袋小路に入ったり、声の大きな人の意見によって方向性がコロコロ変わったり、みんなで決定した事項を後から入ってきた人に蒸し返されたり―。こんなひどいミーティングを経験して閉口した経験はありませんか(図2)。ミーティングの主催者が上手な開催方法や進め方を知っておけば、こうした事態に陥るのを防ぐことができます。

図2●ミーティングにおける困った状態の例
図2●ミーティングにおける困った状態の例
内容があちこちに脱線しながらダラダラと続き、集中できずに内職を始める人や携帯電話を片手に中座する人などが続出。声の大きな人の意見によって方向性がコロコロ変わったり、決定済みの事項を蒸し返されたり―。ミーティング主催者が正しい進め方を知っていれば、こうした事態に陥るのを防げる
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