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 第7回では、キックオフミーティングの失敗事例を紹介しました。多くの人を巻き込んで協力を引き出すには、限られた時間を最大限に生かして参加者の心を一つにまとめなければなりません。そのためには、「事前準備」と「ミーティング設計」をしっかりと行っておくことが必要です。

 キックオフミーティングに向けた事前準備で特に重要なのは、本講座の第5~6回で解説した「プロポーザルマネジメントプラン」の準備です。RFP受領前後、キックオフミーティングの開催前までに、提案活動の中核メンバーを集めて提案戦略を練る場を設け、結果をドキュメントにまとめます。こうしてまとめたプロポーザルマネジメントプランにRFPなどのドキュメントを加えたものが「キックオフパッケージ」です(図1)。ミーティング当日の進行に活用すると共に、ミーティング後に参加者に配布します。

図1●「キックオフパッケージ」を作って配布する
図1●「キックオフパッケージ」を作って配布する
プロポーザルマネジメントプランのほか、RFPや提案書執筆者向け資料、WBS形式でのスケジュールなどのドキュメント類をまとめてキックオフミーティング参加者に配布する
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 ミーティング設計については、キックオフミーティングの当日、達成すべきゴールに参加メンバー全員を導けるように進め方や時間配分を考えます。具体的には、ミーティング終了時における「着地点」を明文化し、そこに到達するために議論する内容やその順序、時間配分を細かく定めます。ゴール到達のために何らかの事前準備が必要な場合は、それも決めておきます。