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 第9~10回は、「コンテンツプラン」について学びましょう。コンテンツプランとは、提案書の原稿執筆に着手する前に、提案書の完成型をイメージして計画を練る手法です(図1)。これを活用することにより、提案書作成の時間を大幅に削減し、複数の人で作ってもあたかも1人で書いたかのように仕上げることが可能になります。顧客にとって読みやすい資料に仕上げることで、より高い評価点を期待できます。

図1●コンテンツプランとは
図1●コンテンツプランとは
提案書の原稿執筆に着手する前に、提案書の完成型をイメージして計画を練る手法のこと。提案チーム全員の意思統一を図り、統一感のある完成度の高い提案書を作り上げるために役立つ
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 大規模なシステムの提案活動では、さまざまな専門分野の人たちが手分けをして提案書の原稿を執筆し、それらをまとめて1冊に仕上げるケースがよくあります。ハードウエアやソフトウエア、インフラ構築、開発、テスト―。異なる組織や部門に属する人たちが連携し、顧客の複雑な要求に対して適切に回答する提案書を作り上げる。こんな場面で起こりがちなのが、「頑張って作ったのに、ポイントを外した一貫性のない提案書が出来上がってしまう」という現象です。

 各担当者が体裁や中身を統一された基準に基づいて執筆しなかったため、最終的に一つの提案書に統合してみたら、全く一貫性のないものになってしまったというわけです。こんな提案書を作っても、顧客にとっては読みにくいだけで提案内容は正しく伝わりません。後から体裁を整えたり表現を統一したりしようとして、時間が足りなくなって徹夜で修正。それでも間に合わず、時間切れになって完成度の低い提案書を提出―。いくら提案内容が素晴らしくても、これでは顧客にその価値が十分に伝わりません。

 こんなときに役立つのが、今回紹介するコンテンツプランです。具体的に、どのようにコンテンツプランを作って活用すればいいのか、いつものように二つの事例ベースで学んでいきましょう。