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 コンテンツプランを使って提案書を作る場合の具体的な進め方を見ていきましょう。大きな流れは、(1)前準備、(2)コンテンツプラン(章単位の計画作り)、(3)テンプレート作成、(4)提案書執筆、(5)レビュー―となります。

 まず(1)の前準備からです。前準備の目的は、RFPに対して的を射た回答をするために、RFPや過去の顧客との対話内容からその「的」を探し当てることです(図1)。顧客が提案書を読むときに重視するであろうポイントを想定し、列挙しておきます。RFPからは、提案依頼の目的や背景、ベンダー選定のための評価基準、必須回答が要求されている技術的要件などを抽出します。過去の顧客との対話内容からは、意思決定者のホットボタン(関心事のうち特に優先度の高い項目)やニーズなどを抜き出します。この時点で、第3~4回で解説したエグゼクティブサマリーのドラフトが完成しているのが理想です。エグゼクティブサマリーによって、提案書全体で顧客に伝えるメッセージと結論を定めてから、提案書本文でそれを強化することを狙います。その提案書本文の構成を検討するのが次に行うコンテンツプランです。

図1●コンテンツプラン作りの前準備としてまず行うべきこと
図1●コンテンツプラン作りの前準備としてまず行うべきこと
受け取ったRFPから必須回答事項などの重要事項を読み取り、顧客との過去の対話から提案の背景や心配事などを抽出し、整理する。これらを実施したうえでコンテンツプラン作りを始めるとよい
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