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 今回は、文章からいろんな要素を切り出してシンプルにする方法を取り上げます。次の文はどのように修正するとよいでしょうか。

よくある文例①

清算日の前日以前にお客さまから料金清算のお申し出があった場合は、入金処理を実施するために個別に請求情報を作成する。

 なんだか読みにくいなと感じたのではないでしょうか。読みにくさの原因の一つは、「お客さま」「お申し出」という敬語によって、文字数が増えたことです。開発ドキュメントに敬語は不要です。「顧客」「依頼」という表現に置き換えましょう。

 ただしこの文の意味がスッと頭に入ってこない最大の原因は、「入力処理を実施するために」という目的を表す内容が盛り込まれていることです。上記の文例①は全体として、ある処理を表しています。処理と目的は文を分けて書いたほうが読みやすくなります。修正した文例は次の通りです。