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 千葉市役所は2021年3月、職員同士のコミュニケーション手段として電話に代わり、チャットの利用を原則化した。新型コロナ禍のテレワークの導入によって進んだチャットの利用だが、災害時などの行政機能の維持にも有用として「チャットファースト」を進める。

緊急事態宣言下でチャット導入

 「緊急事態宣言解除後におきましても、Skypeによるチャットや電子メールでの連絡を基本とするようお願いします」――。2021年3月、2回目の緊急事態宣言解除に当たり、千葉市役所の職員に対してこんな通知が出された。

「チャットファースト」の通知文書
「チャットファースト」の通知文書
出所:千葉市役所
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 千葉市役所では約5000人の職員が常時パソコンを使って業務をしている。2015年に市役所内の内部ネットワークシステムを更改した際、Skype for Businessを全パソコンに導入した。職員同士のやり取りは自席の電話を使うのが基本だったが、2回目の緊急事態宣言下の2021年2月にSkype for Businessのチャット機能の利用を基本とするようにした。

 緊急事態宣言下ではほとんどの職員がチャットを利用してコミュニケーションをとったが、緊急事態宣言解除後も継続することにしたのだ。

きっかけはテレワークの増加

 そもそも、緊急事態宣言下で電話に代わってチャットを利用するようになったきっかけは、新型コロナ禍で進んだテレワークの増加だ。

 「テレワーク中の職員にかかってきた電話を登庁している職員が受けて、『テレワーク中なので』とかけ直してもらうケースが多かった。電話の取り次ぎが無駄だとなり、電話のやり取りそのものが課題となった」と、前出の通知を出した千葉市情報統括副管理者(CIO補佐監)を務める山田隆裕総務局次長は説明する。