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思い込みが改善活動をさまたげる

[2]Combine:つなげる

 次は、「Combine:つなげる」ことを検討するステップです。似ている業務をまとめてできないか? 複数の作業を並行して進めたらどうか? など、複数の業務を同時に処理できないかを考えます。同時に行える業務をまとめることで、工数そのものを減少させることができます。質の違う業務は分けて、類似した業務をまとめることで流れがスムーズになります。

 例えば、次のような例があります。
・定例会議を他の会議と一緒に開催する
・別々の担当者が行っている調査をまとめて1人で担当させる
・移動時間に簡単な資料を作成する
・商談しながらメモを作成して次回の企画書に転用する

 業務をまとめることができれば、1つひとつの業務時間も短縮できます。

[3]Rearrange:組み替える

 続いて、「Rearrange:組み替える」ことを考えるステップです。業務の作業順序や方法を入れ替えられないか? 作業場所を変えられないか? 担当作業者を代えられないか? など、作業を最も効率良くできる順番に並べ替えて、業務の再設計を行います。作業の順序だけではなく、作業場所や担当作業者の変更も考えます。

 例えば、以下のような場合です。
・会議の議事録は音声認識ソフトを使って会議中に作成する
・顧客の訪問順序を組み替える
・業務を細分化して一部を専門業者に依頼する

 作業の順序を変更するだけで、大幅に時間を削減できる場合もあります。

[3]Simplify:簡素化する

 最後に、「Simplify:簡素化する」ことができるかどうかを考えます。業務をもっと単純にできないか? チェック方法を単純化できないか? 決まった手順をもっと単純化できないか? を検討します。業務が複雑であることにメリットはないので、とにかくシンプルにすることを追求しましょう。時間の短縮はもちろん、精神的、肉体的な負担も削減できます。

 以下のような例があります。
・報告・連絡を簡素化する
・データを自動入力にする
・よく使う書類のテンプレートを準備して組織で共有する
・業務の一部を専門業者にアウトソーシングする

 業務を標準化することは、誰でもできるようにしてミスを防ぐ効果があります。また判断する時間が節約できるというメリットもあります。この時点で、業務改善に有効なツールやシステムを導入する検討も可能です。

 徹底的に改善するためには、「当たり前」を「当たり前」と思わないことです。「当たり前」だから変えることができない、という思い込みが改善活動をさまたげるのです。業務改善に終わりはありません。今、最善の業務フローであっても、2年後には効率の悪い業務フローになっているかもしれません。最適な形は内部、外部を問わず、環境によって変化していくのです。

 ECRSの原則を使って、ぜひ定期的、継続的に改善を実行してください。