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有効なチェックリストの作り方

 有効なチェックリストを作成するためのポイントは次の通りです。

[1]できる限り具体的な数値を示す

 チェック項目が曖昧な表現の場合、人によってチェックの判断が分かれてしまうので、できる限り数字で具体的に示すことが大切です。例えば、商談した相手にお礼の連絡をする場合には「商談から24時間以内にお礼のメールを送る」といったように、数字で具体的に示すとよいでしょう。

[2]1作業を1項目で書く

 ミスをなくすには、作業の1つひとつを丁寧に行う必要があります。例えば、メールで通達を出す場合のチェックであれば、「必要な資料は添付されているか」「送付先は正しいか」「メールは送信したか」といったように、1つの作業ごとにリスト化した方が、確実にチェックできます。

[3]作業の進め方は1つに決める

 作業の進め方が2通り以上考えられるものは、1つに絞ってリストに入れます。例えば、契約書の内容を確認する場合にはさまざまな方法が考えられますが、「印刷して確認する」など、作業手順は1つに絞って書きます。見る人によって、異なった解釈にならないようにしましょう。

[4]防止策をリストに加える

 過去のミスの経験があるなら、ミスを防止するチェック項目を加えます。ヒヤリとした経験があれば、それを防ぐ方法も加えます。ヒヤリ経験を放置するといつか必ずミスにつながってしまいます。

 仕事からはミスや漏れをなくしたいものです。しかし、人間が行うことである以上、100%完璧に仕上げることは難しいというのも事実です。

 「チェックリストなんか原始的だ」と思う人もいるかもしれませんが、ミスや漏れを減らして仕事のクオリティーを高めるためには、とても有効な手段です。ぜひ身近な作業から活用してみてください。