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平野:1回読めばいいメールを2回読んでいることになる。最初に読んだとき、すぐに返事ができない内容なら、メール受領の連絡だけして、例えば、今週の金曜日までに回答すると伝えればいい。目の前にあるメールの山を片っ端から崩していくのがコツだよ。後で返事をしようとしても、それを忘れる可能性がある。そこで返信が遅くなったことのお詫びが発生したり、文章で悩んだりと時間をロスするからね。

直井:後回しにすると、かえって仕事が増えますね。

平野:視界に入るメールは常に、全て対応が必要なメールという状態にすれば、返事をする、しない、という判断をする必要もない。さらに、何から返事をすればいいか優先順位をつけることもないね。

直井:全てのメールが処理の対象ですからね。

平野:必要なメールに集中できるようにするために、メールのフォルダ振り分けも駆使しよう。メールソフトには、利用者が指定したルールに従って、受信したメールを自動的に仕分ける機能がついている。そこで、時間ができたら読めばいいといったメールマガジンなどは、所定のフォルダに振り分ける。その際、既読にして振り分けることをオススメするよ。

直井:既読にして振り分けるのがポイントですね。

平野:未読のメールがあるとフォルダ名が太字になって、未読の件数が表示される。これが視界に入ると、否応なしに未処理を意識させられる。時間があったときに読めばいいメールというのは、読まなくても困らないメールともいえる。それが目につくと気が散る。集中すべきは対応(返事・必ず読む)が必要なメール。そこに目がいくようにする。

直井:気が散るものを排除すると、対応すべきことを把握しやすくなりますね。

平野:あと、返信の順序もひと工夫できる。どのメールを処理するか優先順位をつけず、片っ端から開封して処理していくのが最も効率がよい。そこで、着信時間が古いものから返信するか、新しいものから返信するか。これも与える印象をコントロールできるよ。例えば、6時間前に届いたメールに返信をしても、相手にとっては6時間後の返信。普通のスピードだ。でも、直近に届いたメールから返信をしたらどうだろう。「返信が早い!」という驚きを与え「仕事が早い」という評価をもらえるかもしれない。一連の動作も順序を変えるだけで違った効果を生み出すことができるよ。

直井研究員のひと言

業務改善や効率化と聞くと、必要だけど、大切だけど、いまある仕事で手一杯でなかなか手がつけられない。大きな問題のように思えても、そもそも何から始めたらいいか分からない。でも毎日使っているメールの使い方を少し変える、それも改善を始めるきっかけとしては十分ではないでしょうか。目の前の取り組みやすいことから始めてみませんか。メールの処理スキルを磨くことで、仕事のスピードアップも期待できますね。(by直井)