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平野:「メールの良しあしは相手が決める」。この言葉を聞いたのは久しぶりだね。

直井:昔の所長の決めゼリフですが、今は私のものです。いつも、これを肝に銘じてコミュニケーションをとっています。座右の銘です。

平野:そこまで思い入れがあるんだね。じゃあ、直井さんの考えを聞かせてもらおう。

直井:コミュニケーションは相手ありきです。一方的に伝えて相手の気持ちを動かせるのは、ほんの一握りの人。だから、伝える自分に焦点を合わせるのではなく、相手がどう感じるのかを考えるべきです。

平野:そのためには、どうしたらいいんだろう?

直井:自分が正しいという思い込みを捨てるところからスタートです。自分が正しいことをしていても、相手がそう感じなければ、相手にとっては正しいコミュニケーションではありません。

平野:ほう。確かにそうだね。

直井:たとえば、極論かもしれませんが、「メールで挨拶は不要」と考えている人がいたとします。その人に対して「メールで毎回挨拶をする」と、相手はその都度不快になる可能性があります。

平野:考えられるね。

直井:このときに「メールの良しあしは相手が決める」という信念にそって行動すると、もうちょっと寄り添った対応ができると思うんです。

平野:これが社内だったらどうかな?

直井:教育の一環として「メールで毎回挨拶をする」ということを指導すべきでしょうね。間違ったコミュニケーションを外部ととることで、本人も不利益を被る可能性があります。

平野:そうだね。このときに気をつけたいのは「なぜ、そうなのか」をしっかり説明すること。「そのようにしたほうがいい」という思い込みや信念があった場合、違うことを求められると受け入れ難く、不快感につながることもある。たとえば「挨拶しないほうが合理的なのに、文字数を増やす意味がどこにあるんだ」という感じにね。

直井:ルールだけ教えるのではなく、その理由も重要です。この場合は「挨拶せずに依頼だけすると、あなたの印象が悪くなる可能性がある」と伝えたらいいでしょうか。

平野:そうだね。挨拶がなくて不快になる人がいるから、原則挨拶をしたほうがいい。そう伝えた上で「メールの良しあしは相手が決める!」と伝えればいいだろう。

直井:ここで決めゼリフ登場ですね。