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直井:「文章が攻撃的」「文章が冷たい」は人によって判断が変わります。ただ、全体的に一般化しやすく、対処しやすいと思います。

平野:なるほど。確かに、「文章が曖昧」というのは曖昧さを回避すればいいわけだから、簡単だよね。文末の「思います」を言い切り型にする。期限などは日時で示す。それだけで理解しやすくなるよね。

直井:「文章が失礼」や「文章が攻撃的」も比較的簡単です。一方的な書き方をしない、相手を非難しない、挨拶をしっかりする、感謝の気持ちを言葉にする。これだけでもずいぶん変わると思います。

平野:何かしてもらったのに「ありがとう」のひと言がないと、人としてどうかなぁと思うこともあるよね。

直井:「メールが読みづらい」というのはレイアウトの問題です。5行以内で、1行空白の行を入れる。文節や句読点で改行する。1文は50文字を目安に、適度に読点を打つ。これだけで読みやすくなります。

平野:「必要な情報が足りない」「無駄な情報が多い」というのも、相手が必要な情報が分かっていれば、過不足は起こらないものだ。自分が伝えたいものが多すぎると、ついつい冗長になってしまう。逆に、シンプルにしようとして言葉を削ると伝わらなくなる。相手がどのくらい丁寧に書いてほしいかを読み取って書くべきだろう。それが分からないなら、どちらかというと丁寧に寄せたほうが成功するね。

直井:「質問に答えていない」では、相手の質問の意図を理解し、要約する能力が必要です。「つまりこの人は何を聞いているのか」そして「質問がいくつあるのか」を読み取ります。4つ質問をしたのに3つしか返答がないと、ちょっとガッカリです。

平野:こうして一般論で「不快」を考えるだけで、メールは相当改善できるだろうね。

直井研究員のひと言

仕事を円滑に進めるためにメールを使っていますが、ちょっと配慮が足らず、相手を不快にさせてしまうことがあります。そんなときは、不快になった相手が悪いのではなく、自分にも足らないところがないか考える。相手に求めるのではなく、自分にできることから始めることが大切だなって思います。(by直井)