Q.現在、会社からスマートフォンを貸与されていますが、あるメンバーが頻繁に私用の電話やメールに使っています。私的利用がダメなのは分かっていますが、細かく管理しすぎるのもよくない気がします。いったい上司として、どこまで厳しく管理すればよいのでしょうか。

 会社から社員に貸与するスマートフォン(スマホ)については、企業によって利用ルールが異なります。そもそも社員は個人用と会社用の「2台持ち」の状態となり、どうしても個人スマホを取り出すのが面倒で、悪意なく会社スマホを私用で使ってしまうケースがあるようです。

 私用の電話やメール以外にも、紛失や不正アプリのダウンロードに起因する情報漏洩など、会社スマホの利用には気を遣う必要があります。会社や職場では、仕事に不要なゲームなどのダウンロードを当然禁止すべきです。

問題になるのは2つの違反

 会社スマホの利用で特に問題視すべきは、職務専念義務を怠った行為と通話料金の高額請求です。これらの違反は会社だけでなく上司としても厳しく指導する必要があります。職務専念義務とは、文字通り就業時間中に仕事以外のことを行ってはならないという義務です。もちろん緊急の連絡もあるので、筆者は常識の範囲内なら大目に見てよいと思います。しかし、頻繁に彼氏や彼女、友人とメールやLINE、通話をするのは論外です。こうした場合は、監督者である上司として叱ることが多いでしょう。

 難しいのは「常識の範囲内」の定義です。例えば月3回程度の私的利用なら何も言わない、あるいは50回ぐらいを超えたら叱るといった運用が考えられます。しかしこれらのルールを感覚的に運用すると「他の社員も私的利用している」という反論が必ず出てきます。

 そこで利用したいのがキャリアの料金データです。筆者の経験上、多くの会社がスマホや携帯電話ごとに料金を把握しています。異常に高額な請求があれば、すぐにおかしいと判断できます。発信先や個別の料金を確認するのも可能です。実際、キャリアから受け取った利用状況データを基に、詳細にチェックしている会社もあります。

 目立つ社員分については、個別に確認していくことになります。スマホや携帯電話が貸与されるのが当たり前の時代です。社員数も多くなれば詳細まで見るのは困難かもしれません。それでもコンプライアンスの観点から、異常な料金は確認したほうがよいでしょう。