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Q.交通費の精算は毎月、ICカードを使っていても切符代で申請していました。しかし上司と同行してICカードの利用を知られ、ICカードでの割引料金に修正するよう指示されました。数円の違いですが、こんな細かいことまで指摘されるものなのでしょうか。

 筆者の顧客でもここまでのチェックや指摘を行っている会社はありません。切符か否かをチェックする側も大変なので、通常は社員の申告通りに支払っていると思います。会社側も外出先の確認ぐらいでよいのではないでしょうか。

 ただし細かい話だとしても、上司の判断は間違っていないことを理解しておく必要があります。なぜなら交通費は「実費精算」が原則だからです。まずは社内ルールを確認し、皆がそうしているなら従うべきです。

交通費は「実費精算」が原則

 実際に行ってもいないカラ出張や外出先の交通費なら当然問題です。発覚すれば懲戒処分になります。処分は会社ごと、あるいは不正事案の回数や金額、内容によって異なります。けん責・減給・出勤停止・解雇などありますが、何らかの処分が下ります。

 質問のケースは現実に外出した立替交通費です。多くの会社の社員は意識せずに切符代として請求しているのではないでしょうか。会社も切符か否かまで言及していないと思います。ただしSuicaやPASMOなどICカード使用時は、その交通費で申告するルールがあるなら上司の指示に従うべきです。

 本来は立替交通費なので、実際にかかった費用である実費精算が原則です。現実的に切符での移動かどうかまで確認している会社を筆者は知りませんが、厳格に運用している会社もあるでしょう。