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Q.IT企業に勤務する担当職のSEです。テレワーク推奨で通勤代が実費精算となりました。ひと月に12日以上出社する場合は通勤定期券代が支給され、それ未満の場合は実費精算になります。定期券を買うかどうか非常に迷います。担当している業務は出社予定が自分の思い通りにならず今月は損をしそうです。

 社員任せのルールですね。月末に「来月はテレワーク中心になる」と想定して、定期券を買わなかったとしましょう。上司の指示により結果的に出社が多くなると社員が損をすることになります。そのとき、例外的な支給などはあるのでしょうか。

 質問者は担当職なので、出社予定は自分の予想通りにならないようです。出社日を社員がコントロールできない環境下では、この制度はいただけません。例えば「勤務日の50%以上」などテレワークすべき日数を決めておけばよいでしょう。しかし、すでに運用がスタートしているとのことなので、翌月の勤務予定について上司に確認するしかなさそうです。

こんな実費精算は違法

 質問文からだけでは判断できませんが、実費精算は運用方法によっては違法になります。ブラックな会社で、通勤費を立て替え交通費で実費精算している場合があります。

 これは経費精算として社員の指定口座に振り込まれます。もちろん給与扱いではありません。立て替え交通費で精算すると社会保険料(健康保険や厚生年金保険)や労働保険料(雇用保険や労災保険)はかかりません。会社は本来負担すべきであった保険料を浮かすことができるのです。もちろん違法な運用です。

 自宅と会社間の通勤手当は社会保険料がかかる報酬の対象となります。そして労働保険料のうち雇用保険料が給与から控除されます。労災保険料は、全額会社負担なので控除はありません。通勤に関わる手当は、給与として支給する必要があります。

出社日ベースの通勤代支給はシンプルな運用に

 出社日数によって定期券代か実費で後払いにするか分かれる会社は、社員が出社日を自由に決められる、もしくは月末までに翌月の出社計画が決まっていることが望ましいです。そういった運用ができず社員任せにするのであれば、例えば「50%以上はテレワークする」というような原則だけは決めておき、シンプルに実費支給で統一するほうがよいでしょう。上司の指示、つまり会社承認の下で出社日が増えても、実費支給なので社員が損をすることはありません。そこは上司が管理すればよいことです。

 質問のようなケース運用は、人事部(交通費や給与計算担当)側もチェック工数が増えます。システム化していなければ運用も大変です。なるべく複雑な条件を入れずにシンプルな運用にするほうがよいでしょう。