Q．当社ではスケジュール管理ソフトを使用しています。個人スケジュールをのぞき見て、いつもいろいろと聞いてくる同僚がいます。先日は懇親会の予定ができたので、仕事が入らないように念のため夕方以降を「私事予定あり」として登録しました。さっそく「飲み会か」と聞いてきました。まるでストーカーです。
スケジュール閲覧での経験を思い出しました。筆者の場合、上司のスケジュールを気にする部下が、かわいいなと思ったもので背景は違います。
ずいぶん昔ですが、大手IT企業の事業部長と2人で飲みに行く約束をしていました。スケジュールには「社労士杉本さん」と登録されていたようです。
部長以上はスケジュールを確認できる設定だったのだと思います。それを見た新任部長から私に電話がかかってきました。「どこへ飲みに行かれるのですか、2次会あたりから合流させてもらってよいでしょうか」という内容でした。
予定確認は普通、詳細は意見分かれる
多くの企業では、スケジュールを共有する目的でグループウエアを使用しています。上司や同僚の予定が詰まっているかは一目で分かります。共有することで、仕事もしやすくなります。
内容の公開については、社員によって考え方に差があるようです。非公開にしていても何らかの予定が入っているのは分かります。例えば自分と同じ役職者以上にのみ公開としている部長の予定などがそれに当たります。もしその予定が「人事考課会議」や「懲罰関係の会議」と明確な名前で公開されていたら、部下が見ると気になってしまうでしょう。
もっとも、「会議」「打ち合わせ」として、詳細は個人的に管理している部長もいます。それなら公開して見られても問題ないわけです。
一般社員の場合、ほぼ他の同僚から見られていることになります。プライベートな予定は登録しないほうがよいでしょう。定時後や休日に意味深な予定が書かれていると気になるという人もいるのではないでしょうか。
会議をしたい、打ち合わせをしたい、部下に外出先での仕事を頼みたいときなど対象社員のスケジュールは皆が確認します。単に日課としてグループ内のスケジュールをチェックする、気になる上司の行動をチェックするなどの社員はいるでしょう。一方、興味本位で見ている社員もいるのです。
夜の予定も登録している高い役職の社員
役職が高くなるほどスケジュールが埋まっているように思います。会議、打ち合わせが多くなるからです。
一方で事務職やシステムエンジニア、プログラマーなどの一般社員は、通常の社内作業は登録しないので、余計にそう見えるのかもしれません。
忙しい役員になると、15～30分刻みでスケジュールが埋まっています。部下が役員に直接会って打ち合わせをしたいとき、スケジュールを入念に確認したうえで、ここだという空き時間を狙って打診してきます。
始業開始前の早朝や定時以降まで狙ってくるのでたいへんです。なので、接待やプライベートな用事も含めてスケジュール登録していると聞いたことがあります。一部の社員を除いて非公開でしょう。
部課長においても同じように、外せない予定や飲み会などを登録している人もいます。「定時以降で用事があって無理です」と立場上答えにくい場面もあるからだと思います。予防線を張る意味での登録でしょう。
