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Q.部長以下12人のシステムサポート部門に勤務しています。部長は、日報や週報などのメール報告を逐一求めます。ですがそれに対しての返信はなく、メールには目を通していないことが多いと思います。先月、顧客からのクレームになりそうな事案があり、日報にそのリスク報告や相談事項を記載してメールを送りました。それにも返信はなしです。後日、案の定、その事案のことで顧客から部長にクレームの連絡がありました。部長から「メールは見ていない、そういうことは口頭で報告してくるべきだ」と私を含めメンバーはかなり叱られました。相談メールぐらい読んでよ!と言いたいです。メールを見ないなら逐一報告のルールはやめてほしいです。

 筆者には、部下からのメールには基本的に返信しないと公言している、事業部長や部長の役職に就いている友人がいます。単なる報告については読むが返信はしない、相談メールには返信すると明言しているとのことです。初めからメールの取り扱いがはっきりしているので、納得感があります。

 組織ルールとして、社内の連絡や報告メールの類いについては返信不要とする会社や部門があるようです。社内のメールだけでも返信の手間が省けるので、効率的でよいと思います。

 質問に出てくる部長はそもそもメールを見ていないようです。これは、いただけません。

部下のメールをスルーする部長は失格

 この部長は、週報や日報での報告を逐一求めています。メールを見ないのであれば、見ないカテゴリーのメール報告は不要としたほうがよいです。部下にはリスクや相談がある場合のみ、報告を求めればよいのです。部下にしてみれば、読まれもしないメールの作成時間が省け、仕事の効率も上がります。

 部下からのメールに対するアクションは、上司によるスタイルの違いがあります。質問のようにメールを見ない部長は論外ですが、メールへの反応がなかったり鈍かったりする部長から、すぐに反応してくれる部長までいろいろです。

 それぞれのスタイルがあるので、そこは問題ではありません。ただし、リスク報告や相談を求めるメールについては、受け答えをして指導するのが上司の役割です。相談メールは頻繁にあるわけではないですし、きちんと対応すべきです。

 メールでリスク報告をしてくれている質問者(部下)に、「見ていない」と言って堂々と叱る部長は何様のつもりでしょうか。部長失格です。システムサポート部門には12人がいるということ。この人数であれば、余裕でさばけるメール数であり返信可能ですが、もともとメールを見ていない部長なので、返信を期待するのは無理そうです。要領よくメールを見る能力が十分にないのかもしれません。

部下のエンジニアはメール表現を工夫してみる

 一方、誰にでもメールの見落としはあります。問題提起やリスク報告、重要な相談については、部下の人たちは目立つようなメールにする工夫をしてほしいと思います。特に顧客トラブルに発展しそうなものは、電話やチャットも併用しましょう。

 メールの表題は【重大なリスク報告】【ご相談】というように目立つ表示にするとよいでしょう。メール本文は、スクロールしなくても読める範囲に、まずはポイントとなる問題や結論を書いてください。

 中には、まるで日記のようなメールがあります。スクロールして最後まで読まないと、何を言いたいのか分からない長文メールです。これでは、日々たくさんのメールを確認する役職者は読むのがおっくうになります。上司が読みやすいメールを書くように工夫してください。