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 パソコン作業がメインの職場であるにもかかわらず、新型コロナウイルス対策でいったんは始めたテレワークをやめて、出社勤務に戻すケースがあると聞く。コミュニケーション不足の解消が理由だという。出社していれば周囲にいる上司や同僚、部下とすぐに取れていたコミュニケーションがテレワークになると難しくなるからだ。

 一理あるものの、記者はこうしたケースを残念に思う。「コミュニケーション不足の解決策は出社勤務に戻すことだけではない。Web会議やビジネスチャットなどができるコミュニケーションツールの機能を活用していくことも、有力な解決策になる」と考えているからだ。それを意識すれば、テレワークをやめる必要はないと考える。

 コミュニケーション不足という課題の解決策には、Web会議サービスなどを使って上司と部下の個別面談「1on1ミーティング」の実施などがあるが、この記事ではコミュニケーションツールを活用することによる解決策を紹介したい。

 その解決策には名前がある。以前、企業などに向けてテレワーク普及支援に携わっているコンサルタントに取材した際に教えてもらった「おいちょっとの電子化」である。

 出社勤務では、自身で仕事を進めている中で分からないことが出てきたとき、周囲を見回して同僚や部下などの様子を確認。「あの人は話しかけられそうだ」と分かれば、すぐその人の席まで行って声をかけることは多い。「おいちょっと」とは周囲の状況を見て声をかけることを指す。

 この「おいちょっと」はメンバーが互いに離れて働くテレワークの環境下ではやりにくくなる。しかしメールやビジネスチャットなどに備わるプレゼンス機能を使えばテレワーク環境下でもできると、コンサルタントは教えてくれた。プレゼンス機能とは、「連絡可能」「取り込み中」など、各ユーザーの状況を知らせてくれる機能である。

 あらかじめ「プレゼンス機能の表示を、実際の状況に合わせておく」といったチームや部署内でのルールを設定しておく。その上で、コミュニケーションツールが備えるプレゼンス機能と、チャットなどのコミュニケーション機能を組み合わせて「おいちょっと」を電子化するのだ。

 テレワーク中、「おいちょっと」と同僚などに声をかけたくなった場合、まずプレゼンス機能で相手の状況をつかむ。もし「連絡可能」と分かれば、すかさずチャットや音声通話などの機能でコミュニケーションを開始。もし「応答不可」ならば時間を置いてコミュニケーションを取るようにする。出社勤務のときには直接見たり声をかけたりしていた動きを、コミュニケーションツールの機能を使って再現するわけだ。

プレゼンス情報を踏まえて適切な連絡手段を取る

 この「おいちょっとの電子化」と同じことを、独自に実践しているテレワーク先進企業の1社が、コニカミノルタジャパンだ。新型コロナウイルス対策として在宅勤務に本格的に取り組んだ2020年度、社員向け研修で、社内で利用しているコミュニケーションツールMicrosoft Teamsの使い方を取り上げた。特に重視していたのが、プレゼンス機能の活用だ。

コニカミノルタジャパンの社員向け研修資料の一部。プレゼンス機能を使ったコミュニケーションの手順を示している
コニカミノルタジャパンの社員向け研修資料の一部。プレゼンス機能を使ったコミュニケーションの手順を示している
(出所:コニカミノルタジャパン)
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 このプレゼンス機能の表示内容を見てユーザーはコミュニケーションを取りたい相手の状況を把握。その上でチャット、メールなど相手の状況に応じた適切な手段を確かめてコミュニケーションを取っていく。