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 新型コロナウイルス対策で多くの企業がテレワークに踏み切った。初めてテレワークをする人も少なくないだろう。

 テレワークでは対面のミーティングができないので、テキストチャットや音声/映像のテレカンファレンスでのコミュニケーションが重要になる。それには慣れが必要だ。

 記者は数年前からテキストチャットやWeb会議による取材を幾度も経験してきた。取材は対面が基本だが、相手が海外や地方にいたり、夜しか時間が取れなかったりするケースがあるためだ。

 ここでは実践で培ったテキストチャットのコツを7つ紹介する。基本的に対面でのミーティングの方法をテキストチャット向けにアレンジしただけだが、意識して用いると効率が高まる。

 なお記者はテキストチャットでのタイピング速度が口答で話すより遅い。頭に浮かんだメッセージを伝えようとするスピードにタイピングが追い付かない。また、対面の取材ではホワイトボードに図やポンチ絵をその場で書いて相手の確認を取るケースが多い。しかしテキストチャットではそれが難しい。

 そのためテキストチャットは対面より効率の悪い取材になる。この課題を解消するため、事前に様々な準備をすることがポイントになる。

(1)相手のプロフィルや近況を調べておく

 テキストチャットでも対面と同じように、冒頭であいさつをして、以前に会ったことのある人なら互いに近況を報告し合うケースが多い。ただしできるだけ短く済ませたい。

 問題は相手が近況を「説明」しなければならなくなることだ。なぜ今、海外出張中なのか、どんなイベントに誰とどんな目的で参加しているかといった説明が始まると長くなる。

 そこで相手が近況を説明しなくて済むように、事前に調べておく。といってもFacebookを見るだけだ。テキストチャットで取材に応じる人はほぼ例外なくFacebookで情報を発信している。それを斜め読みしておけばプロフィルや近況はほぼ分かる。チャット中は「Facebookで拝見しました」といえばそれ以上の説明が不要になる。

 初対面の場合はプロフィルを伝え合うことになるが、これも同じだ。FacebookなどのSNS(交流サイト)に載っている相手のプロフィルを見ておけば、「Facebookで拝見しました」と伝えることであいさつを短くできる。

(2)趣旨や質問のテキストを作って送っておく

 近況報告が済んだら、取材の趣旨(目的)や質問(議題)を説明する。これは一般的なミーティングと同じだろう。

 趣旨や質問のテキストを入力しながら説明すると時間がかかるので、あらかじめテキストを作っておく。そのうえでテキストチャットの際にこれをコピーアンドペーストする。相手が回答を準備しやすいように、事前に趣旨や大まかな質問を送っておくとさらに効果的だ。

 ただし趣旨や質問を送ったときから断続的にテキストチャットでやり取りすることがあるので注意が必要である。簡単に回答できる質問であればそれで構わないが、回答に対してまた質問するようなインタラクションを重ねるやり取りだと断続的なテキストチャットは効率が悪い。そこで事前に趣旨や質問を送るとき、「回答はオンラインミーティングでまとめてお願いします」のように伝えておく。