「テレワークの導入はビジネスパーソンにとって多様な働き方ができるきっかけになるが、それだけではない。企業がより一層の業務効率化を進めるきっかけにもできる」。新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークを推進する企業を多く取材した結果、こう考えるようになった。
記者は2020年春以降、新型コロナウイルス対策として在宅勤務を中心としたテレワークに大規模に取り組む企業の動きを取材してきた。感染拡大の波が複数、押し寄せている中、事業を継続する手段の1つとして、多くの企業がテレワークに取り組むようになっている。
テレワークを機に社内決裁のペーパーレス化が進む
従来の出社前提の働き方から、テレワークを中心とした新しい働き方へ移行しているテレワーク先進企業も少なくない。こうした先進企業では、それまでの社内業務をより一層効率的にしていこうとする動きも強いことが分かった。
特に進んでいるのが、社内決裁のペーパーレス化だ。社内決裁については従来、「紙の稟議（りんぎ）書を担当者が上司に提出して確認印をもらう。その後、別の部署へ送ってその部署で確認して押印する」といった手順を踏むことが多かった。
出社前提の働き方であれば、紙文書の送付や確認などは問題なく進められるが、テレワークになるとそうはいかない。紙文書の多くは会社にあるので、自宅などでテレワークをしている社員は、紙文書の受け渡しや、確認、押印のために出社しなければならないからだ。
テレワーク先進企業もこうした課題に対して策を講じている。新システムを構築したり、社内で利用していたワークフローシステムでできる社内手続きを拡充させたりして、それまで紙文書で進めていた社内決裁を電子化している。
周辺業務の効率化も同時に実施
こうした取り組みは「出社しなくても社内決裁を進められる」という点で業務効率化につながっている。しかし、記者が冒頭のように「テレワークの導入はより一層の業務効率化を進めるきっかけにもできる」と考えるようになった理由は他にもある。
テレワーク先進企業の取り組みが紙文書を扱う業務を電子化するペーパーレス化だけにとどまらず、社内決裁に関連する周辺業務の効率化にも及んでいたからだ。
バンダイナムコグループで玩具・ゲーム卸最大手のハピネットは社内で利用しているグループウエアが備えるワークフロー機能を使って紙文書ベースの決裁処理を電子化した。その上で、グループウエアが備える機能を活用して関連業務を効率化している。例えば、グループウエアが備える稟議案件の一覧をCSV形式のファイルで出力する機能に着目。この機能を生かすことで、担当者が稟議案件に関する台帳を付ける手間を省いている。
