システム開発におけるプロジェクトマネジメントは、PDCAサイクルを回して、プロジェクトの目的・目標を達成するための管理活動です。その過程でプロジェクトマネジャーやプロジェクトのメンバーは、さまざまなテクニックを駆使する必要があります。
プロジェクトを円滑に回すために不可欠な、「応答術」「会議術」「調整術」「予定管理術」「合意形成術」の五つを解説します。新人のときからこれらを意識して仕事をするようにしましょう。コツをつかんでおけば、今の持ち場できちんと役割を果たせ、将来大きなプロジェクトを任されたときに、その経験値が必ず役に立つはずです。
プロジェクトを遂行する上では、複数の主張を調整して落とし所を見つける必要がしばしばあります。勝ち負けのための議論ではなく、結論を出すための協議や調整のスキルは重要です。そのための「合意形成」には、次のような点に留意します。
誰にとっても1日は24時間割り当てられています。公平に割り当てられているはずなのに、なぜ毎日、「時間が足りない」と、目を吊り上げているのでしょうか。結論から言えば、「時間がない」という認識自体が間違いです。時間がないのではなく、やることが多すぎると捉えるべきでしょう。
会議の日程調整や作業分担、予定の確認など、リソースに関わる調整作業は、毎日のように発生します。プロジェクトに関わるステークホルダーは多様化する傾向にある上、時間や場所などの制約事項がつきものです。シンプルな調整にも、ノウハウやセオリーがあります。
進捗会議に設計会議に説明会、課題検討会議。多い割に会議で何も決まらない、などと嘆いていませんか。会議が、生産性阻害要因になっては本末転倒。会議を有効に運営できるかどうかは、重要成功要因です。うまく切り回すためのノウハウを知っておきましょう。
オフィスにこもって仕事をしていると、メールや電話で質問や依頼がどんどん飛び込んできます。それらの応答を間違えると、作業が停滞してしまったり、先方の怒りや誤解を招いてしまったりします。じっくり対応する余裕がないとき、反射的に応答しながら、適切な「型」になっているのが理想です。
