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Excelで作った表では、所定のセルに文字列、別のセルには数値などと、入力する値のタイプが決まっているケースが多い。このような表で、他人にデータ入力を任せると、数値のセルに文字列を入力するなど、してはいけないことを平気でやってしまう人がいる。こうした事態に備えるには、「データ入力規則」の「エラーメッセージ」を使用するとよい。
必ず「1」を入力してもらう
下図は予防接種の有無を示す表で以前にも利用したものだ。この表の特徴は、セルに「1」と入力すると「条件付き書式」が機能してセルに塗りが適用され、接種済みであることを示すようになっている。
関連記事 Excelで丸バツを使わないチェックリスト、スマートかつ素早くセルを塗って識別このような表では、セルに「○」や「×」を入力されると非常に困る。「1」でないと正しく集計できないからだ。作業担当者に必ず「1」と入力してもらえるように次の方法を取ろう。
C3:D9を選んで「データ」タブの「入力規則」ボタン（バージョンによっては「データの入力規則」）をクリックする
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「データの入力規則」ダイアログが開くので、「設定」タブにある「条件の設定」の「入力値の種類」から「ユーザー設定」を選ぶ。さらに数式には「=C3=1」と入力する。これは「C3は1であること」を意味しており、相対参照が働いて、例えばD9では「=D9=1」となる。では、「OK」ボタンを押そう
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以上で「データ入力規則」を設定できた。試しに「1」とそれ以外の値を入力してみよう。「○」と入力したら叱られた。
「1」と入力するとセルに塗りを適用できた。しかし「○」と入力したら叱られた。「キャンセル」か「再試行」で、適切な値を入力し直さなければならない
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