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Wordで作成した名簿が手元にある。名簿には「姓（スペース）名:性別:年齢」という一定のルールでデータが入力してある。このデータをExcelにコピー＆ペーストすると、1件の情報が全部1つのセルに入力されてしまった。手作業で「姓」「名」「性別」「年齢」の値を別々のセルに分割していたら日が暮れる。次の方法で時短しよう。
Wordで作成したデータをExcelにコピー＆ペーストすると、1件の情報が全部1つのセルに入力されてしまった
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「区切り位置」でデータを分割したい位置を指定
まず、データをコピペしたA列の列見出しをクリックしてA列全体を選択する。次に「データ」タブから「区切り位置」ボタンをクリックして「区切り位置指定ウィザード」を表示する。
「データ」タブにある「区切り位置」ボタンから「区切り位置指定ウィザード」を起動した。ウィザードは3画面から成る
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このウィザードは、データが持つ特定の文字列を区切り位置にして、データを複数のセルに分割するものだ。現在、「姓」と「名」の間には「□（スペース）」、「名」と「性別」、「性別」と「年齢」の間には「:（半角のコロン）」が入力してある。このウィザードで、これらの文字列を区切り位置に指定すると、セル分割を自動化できる。
ウィザードは全部で3画面ある。今開いている最初の画面では「カンマやタブなどの区切り文字によって……」にチェックが入っていることを確認して、「次へ」ボタンを押す。
2番目の画面に変わったら、「区切り文字」から「タブ」のチェックを外し、代わりに「スペース」にチェックを入れる。さらに「その他」にチェックを入れて、右横にあるテキストボックスに「:」と入力する。「:」がうまく入力できない場合、あらかじめ「:」をコピーしておいて、テキストボックスにペーストしてもよい。
すると、「データのプレビュー」には、区切り位置に区切り線が入った。「姓」「名」「性別」「年齢」、それぞれの間に区切り線が入ったことを確認して「次へ」ボタンを押す。
「区切り文字」の指定箇所で「スペース」と「その他」にチェックを入れて、テキストボックスに「:」と入力する。今回の場合、「タブ」のチェックは入れたままでも問題ない
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