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アルバイトやパートなどのシフト管理にExcelを利用している人も多いのではないか。今回は条件付き書式を利用して、簡易シフト表の一例を紹介したい。まず見てもらいたいのが下図だ。今回の簡易シフト表のベースに当たる。
簡易シフト表のベース。「出勤」と「退勤」に入力した時間に基づいて、各メンバーのセルに塗りを適用して勤務時間を示す
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「出勤」からセルに塗りを適用する
表は「名前」「出勤」「退勤」からなり、8～20は時間軸を示している。「出勤」と「退勤」に「8」や「11」など、時間に当たる数字を入力する。この値に基づいて各メンバーのセルに塗りを適用して、勤務時間を表示する。利用するのは「条件付き書式」だ。この機能がどのように振る舞うのか、まずは出勤時間を例に見てもらいたい。
D2:P6を選んで、「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンをクリックし、「新しいルール」を選ぶ
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「新しい書式ルール」ダイアログが開くので、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
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「次の数式を満たす場合に値を書式設定」に、「=D＄1>=＄B2」とそのまま手入力する。さらにその下にある「書式」を選ぶ
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「セルの書式設定」ダイアログが開くので、条件に合致した際のセルの塗りを指定する。「OK」ボタンを押すと先のダイアログに戻るので、さらに「OK」ボタンを押す
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塗りを適用できた。「永井洋子」さんが全部塗りになっているのは、空白のB5を「0」と判断しているため。時間軸のD1:P1の値はいずれも「0」以上だから全て塗りになった
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ここでは、条件付き書式の対象としてD2:P6を選んだが、強調表示になっているのはD2で、このセルを基準に数式を設定する。D2が塗りになるのは、D1の時間が「五十嵐勇二」さんの出勤時間であるB2の「11」時以上の場合だ。よって、数式は「=D1>=B2」となる。等号が頭に付くのは「=(D1>=B2)」とかっこでくくれば分かりやすいだろう。「D1がB2以上のとき」という意味だ。
この数式をD2:P6の全セルに適用するのだが、その場合、時間軸のD1:P1では、列は相対参照ながら、行は絶対参照になる。逆に「出勤」の時間に当たるB2:B6は、行は相対参照ながら、列は絶対参照になる。この考え方を先の数式に適用すると「=D＄1>=＄B2」となり、これを「次の数式を満たす場合に値を書式設定」に設定したわけだ。このように、条件付き書式では相対参照と絶対参照の確かな理解が不可欠になる。
