全1039文字
PR

 見積書や請求書に利用できる金額計算のひな型をExcelで作成した。もちろん単価と数量を入れれば、合計と消費税込みの金額を自動的に算出してくれる(下図)。

 ひな型の作り方はこうだ。D2の「金額」は「=B2*C2」とし、「単価」に「数量」を掛けて金額を算出している。この数式をD8までオートフィルした。また、D9は「=SUM(D2:D8)」として「金額」の「小計」を計算している。D10は、「=D9*0.1」として「消費税」を計算し、さらにD11は「=D9+D10」として「合計」を表示した。

 「単価」と「数量」に値を入力すると「金額」が自動的に算出され「小計」「消費税」「合計」を計算できる。

「品名」「単価」「数量」「金額」の項目を持つ計算書。「単価」と「数量」に値を入力すると「金額」が自動的に算出され「小計」「消費税」「合計」を計算できる
「品名」「単価」「数量」「金額」の項目を持つ計算書。「単価」と「数量」に値を入力すると「金額」が自動的に算出され「小計」「消費税」「合計」を計算できる
[画像のクリックで拡大表示]

目障りな「0」を何とかしたい

 このような計算書で気になるのが「0」の存在だ。「金額」や「小計」、「合計」のセルにはあらかじめ数式が入力されている。例えばD2の場合、「=B2*C2」だが、いずれのセルも空白のため、Excelは「0」だと判断して「0」を返す。もちろんこれを印刷すると「0」も印字されてしまう。次のようにIF関数を使って「0」が表示されないようにしよう。

IF関数 論理関数

=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)

 値または数式が条件を満たしているかどうかを判定する。

①論理式 真または偽のどちらかに評価できる値または式を指定する。
②値が真の場合 論理式が真の場合に返す値を指定する。
③値が偽の場合 論理式が偽の場合に返す値を指定する。
D2の数式を削除して、「数式」タブの「論理」ボタンから「IF」を選ぶ
D2の数式を削除して、「数式」タブの「論理」ボタンから「IF」を選ぶ
[画像のクリックで拡大表示]
「関数の引数」ダイアログが開いたら、「論理式」に「C2=""」、「真の場合」に「""」、「偽の場合」に「B2*C2」と入力して「0K」ボタンを押す
「関数の引数」ダイアログが開いたら、「論理式」に「C2=""」、「真の場合」に「""」、「偽の場合」に「B2*C2」と入力して「0K」ボタンを押す
[画像のクリックで拡大表示]
D2から「0」が消えた。この数式をD8までオートフィルする。D8までの「0」が非表示になった
D2から「0」が消えた。この数式をD8までオートフィルする。D8までの「0」が非表示になった
[画像のクリックで拡大表示]

 「論理式」に入力した「C2=""」の「""」は、「"(ダブルクォーテーション)」を単純に2度打ったものだ。これで「空白」を意味する。つまり「C2(数量)が空白セルならば」という意味だ。

 また、「真の場合」も「""」となっている。つまり、「C2が空白セルなら、D2(金額、数式を入力したセル)も空白にせよ」という意味になる。

 さらに、「偽の場合」、つまりC2が空白セルでない場合、「B2*C2」を実行する。現在は、「数量」に何もデータを入力していないから、「金額」の「0」は非表示になったわけだ。