Excelを使ったデータ入力で、コピー・アンド・ペースト(コピペ)は最も頻繁に利用する機能の一つだ。実はこのコピペ、非常に奥が深い。知っていれば仕事の効率アップ間違いなしのテクニックが多数ある。

隣や上にあるセルのデータを一発コピペ

 最初に、コピペの基本中の基本を押さえておこう。コピペを実行する際に、いちいちマウスでコピーや貼り付けのボタンをクリックするのはあまりにも面倒だ。コピーならば[Ctrl]+[C]キー、ペーストならば[Ctrl]+[V]キーという2つのショートカットキーは、ビジネスパーソンの必須テクニックだ。

 では、左隣や上にあるセルのデータも一発でコピペできるのはご存じだろうか。例えばB7セルに入力されている「女」という文字を、B8セルにも入力したいとする。この場合、B8を選択して、上のセルの値を下のセルにコピペする[Ctrl]+[D]キーを押す。すると、B7の値である「女」を一発でコピペできる。

右や下のセルにデータをコピペする
右や下のセルにデータをコピペする
[Ctrl]+[D]キーで上のセルを下のセルに、[Ctrl]+[R]キーで左のセルを右のセルにコピー・アンド・ペーストできる
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 同様の操作で、C7の「いいえ」をC8にコピペできる。[Tab]キーでC8に移動し、[Ctrl]+[D]キーを押せばよい。

 では、D8にも「いいえ」を入力したい場合はどうだろうか。D8の上のセルは「はい」なので、[Ctrl]+[D]キーは使えない。そこで今度は左隣の値を右側にコピペする[Ctrl]+[R]キーを押してC8の「いいえ」をコピペする。

 このように、[Ctrl]+[D]キーと[Ctrl]+[R]キーの両ショートカットキーは、大きな表で類似したデータを繰り返して入力する際にとても便利だ。「D」は「Down(下)」、「R」は「Right(右)」の意味であり、「コントロール・ダウン」「コントロール・ライト」と考えれば覚えやすいだろう。

[Ctrl]とマウスのコンボを使いこなす

 マウス操作でテキパキ実行するコピペにも、いろいろな種類がある。例えば、A1セルからE1セルまでの範囲の見出し部分をコピーして、10行目にペーストしたいとする。マウス操作で実行する場合、まずA1:E1を選択して、[Ctrl]キーを押しながら選択したセルの枠にマウスポインターを合わせる。するとポインターの右上に「+」マークが付く。そうしたら、マウスをドラッグして10行目の位置で離す。これでコピペが完了した。

離れた位置にはマウス操作でコピペ
離れた位置にはマウス操作でコピペ
[Ctrl]キーを押しながら選択したセルの枠にマウスポインターを合わせ、ポインターの右上に「+」マークが表示されたら、コピー先のセルまでドラッグする
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