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 インターネットからダウンロードしたExcelシートの中には、大量のデータが入力されているものがある。こんなシートに遭遇するとやる気もうせそうになるが、次のテクニックを用いてサクサクと対処しよう。

テーブル化と表見出しの有効活用

 最初にすべきは大量データのテーブル化だ。データ内のいずれかのセルを選択して、「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックする。テーブルスタイルが一覧になるが、今回はデータが大量なので、見やすいしま模様のテーブルがいいだろう。

 好みのスタイルを選択したら、ダイアログが現れるので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認して「OK」ボタンを押す。以上でテーブルにできた。

大量のデータをテーブルにする。データ内のいずれかのセルを選択して「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックする。無味乾燥だったデータがちょっとは見やすくなる。ちなみに今回のデータ総数は1708件に上る
大量のデータをテーブルにする。データ内のいずれかのセルを選択して「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックする。無味乾燥だったデータがちょっとは見やすくなる。ちなみに今回のデータ総数は1708件に上る
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 テーブルにすると見出しに付く「フィルターボタン」を利用して、並べ替えや特定の項目の表示ができて便利だ。これらの使い方については以前の記事を参考にしてもらいたい。

 次にこのどでかい表のいずれかのセルを選択したあと、下にスクロールしてみよう。列見出しの「A」「B」「C」が、それぞれの列の表見出しである「国・地域」「年」「GDP(単位:ドル)」に置き換わった。これで、どの列がどのような見出しを持つのか、表見出しのある1行目が隠れても判断できるようになっている。これはテーブルならではの機能だ。テーブル以外のセルを選んでいると、この機能は働かないので注意したい。

表を下にスクロールした。「A」「B」「C」の列見出しが「国・地域」「年」「GDP(単位:ドル)」に置き換わった。通常の表ではこうならない
表を下にスクロールした。「A」「B」「C」の列見出しが「国・地域」「年」「GDP(単位:ドル)」に置き換わった。通常の表ではこうならない
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 なお、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」ボタンをクリックし、「先頭行の固定」を選ぶと、1行目を固定できる。これだと、テーブルを選択していない状態で下にスクロールしても、1行目の表見出しを常時表示できる。こちらも便利なので、好みに応じて使い分けたい。