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 ここにExcelで作成した住所の一覧があって、そこから都道府県名をパパッと取り出したいとする。恐らくこのようなケースはよくあるはずだ。どうするのが効率的か。ここではIF関数の引数にLEFT関数とMID関数を用いる方法を紹介したい。

都道府県名の文字数は3文字が基本

 まず、都道府県名をいくつか想起してもらいたい。「北海道」「岩手県」「東京都」「愛知県」「大阪府」「高知県」というように、都道府県名の多くは3文字という特徴がある。3文字の都道府県名だけから成る住所データから、都道府県名を抜き出すのは至って簡単だ。LEFT関数を利用すればよい。

LEFT関数 文字列関数

=LEFT(文字列, [文字数])

 文字列の先頭から指定された数の文字を返す。

①文字列 取り出す文字を含む文字列を指定する。
②文字数 省略可能。取り出す文字数を指定する。省略したら「1」となる。
都道府県名が3文字の住所データ。B2を選んで「=LEFT(A2,3)」と入力する
都道府県名が3文字の住所データ。B2を選んで「=LEFT(A2,3)」と入力する
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[Enter]キーを押すと「北海道」が返った。B2の右下隅のフィルハンドルをダブルクリックしてこの数式をB8までオートフィルする
[Enter]キーを押すと「北海道」が返った。B2の右下隅のフィルハンドルをダブルクリックしてこの数式をB8までオートフィルする
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 このように頭から3文字と決まっている場合、LEFT関数を使って頭3文字を取り出せば問題は簡単に解決する。しかし、都道府県名は「鹿児島県」や「神奈川県」のように4文字の場合もある。これらの住所が一覧に交じっている場合、当然、「=LEFT(A2,3)」ではうまくいかない。

鹿児島県や神奈川県が交じっている場合。「=LEFT(A2,3)」だと、「鹿児島県」と「神奈川県」の「県」を取り出せない
鹿児島県や神奈川県が交じっている場合。「=LEFT(A2,3)」だと、「鹿児島県」と「神奈川県」の「県」を取り出せない
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 そもそも都道府県名を扱う場合、3文字または4文字を前提にしなければならない。そこで、開始位置を指定して文字を取り出すMID関数を用いて対応を検討しよう。

MID関数 文字列関数

=MID(文字列, 開始位置, 文字数)

 文字列の任意の位置から指定された文字数の文字を返す。

①文字列 取り出す文字を含む文字列を指定する。
②開始位置 文字列から取り出す先頭文字の位置を数値で指定する。先頭文字の位置が 1 になる。
③文字数 取り出す文字数を指定する。