データ入力はExcelでよくある仕事の一つだ。一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起こる。入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合いだ。とっておきの技を紹介したい。
Excelで表を作る場合、列によって入力するデータのタイプが決まっていることが多い。A列は日本語テキスト、B列とC列は数字、D列は日本語テキスト……のような具合だ。それぞれの列に、あらかじめ日本語入力ソフトの入力モードを設定しておくと、データ入力の効率が断然高まる。
まず、日本語テキストを入力するA列の列見出しをクリックして、A列全体を選択する。さらに［Ctrl］キーを押しながら、同じく日本語テキストを入力するD列の列ラベルをクリックしてD列全体も選択する。
次に、「データ」タブから「データの入力規則」ボタンを押し、ダイアログボックスで「日本語入力」タブを選ぶ。さらに「日本語入力」のドロップダウンメニューを開いて「ひらがな」を選び、「OK」を押す。
続いて、数字を入力するB列とC列の列ラベルを選択し、先の「日本語入力」ドロップダウンリストから「オフ（英語モード）」を選んで「OK」ボタンを押す。こちらは英数字の入力モードだ。
以上の設定ができたら、実際にセルを選択してデータを入力してみよう。まずA2を選ぶと、この列の入力モードは「ひらがな」だから日本語でデータを入力できる。次に［Tab］キーを押してB2に移動する。この列は入力モードが「オフ（英語モード）」に設定してあるから、例えば「A101」と入力すると、入力モードの切り替えなしに「A101」と入れられる。
様々な種類のデータが混在しているときに、いちいち入力モードを切り替えるのは面倒だ。ささいな設定ながら、入力モードをあらかじめ指定しておけば、作業の快適さに天と地ほどの差が出る。
同じデータをテキパキ入力する
表の作成では、同じデータを繰り返し入力することもよくある。前回紹介した上の行と同じデータを入力する［Ctrl］＋［D］キー、隣接する左セルのデータを右側のセルに入力する［Ctrl］＋［R］キー以外にも、オートコンプリートを活用したい。
これはデータの一部を入力すると、同じ列で過去に入力したデータの中から、部分一致するデータの候補が挙がる機能だ。候補に挙がったリストから目的のデータを選べばよい。
セルを選択したあとに、［Alt］＋［↓］キーを押す手もある。こちらはその列で過去に入力した値をリストで表示する裏技だ。一覧にしたあと［↓］キーで候補から目的の値を選択する。
