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 Excelで作った表が、わずかの差で1枚の用紙に収まらないことがよくある。下図もその一例で、A4横でも1列分がはみ出してしまった。これを2ページでプリントアウトするのはみっともない。次の手法を用いよう。

元の表と印刷プレビュー。印刷プレビューは「ファイル」タブの「印刷」で表示できる。N列がはみ出て2ページになっている
元の表と印刷プレビュー。印刷プレビューは「ファイル」タブの「印刷」で表示できる。N列がはみ出て2ページになっている
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選択一発で1ページに

 「ファイル」タブから「印刷」を選び、印刷プレビューを表示する。プレビューの左側にある「設定」の最下部「拡大縮小なし」をクリックし、ここから「すべての列を1ページに印刷」を選ぶ。プレビューを確認するとはみ出していたN列もページ内に収まった。これで問題なければ「印刷」ボタンを押す。

「設定」の「拡大縮小なし」から「すべての列を1ページに印刷」を選ぶ。たったこれだけではみ出しを解消できた
「設定」の「拡大縮小なし」から「すべての列を1ページに印刷」を選ぶ。たったこれだけではみ出しを解消できた
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 なお別のオプションである「シートを1ページに印刷」と、いま選んだ「すべての列を1ページに印刷」の違いを理解しておくのは重要だ。

 今回の書類では「旅程管理」が1種類しかなかったが、7種類程度の異なる「旅程管理」が縦に並んでいるシートがあり、数行がはみ出て2ページになったとしよう。この場合、行側と列側ともに半端なはみ出しがある。このようなときは「シートを1ページに印刷」を選んで、行列ともすべて1ページに収まるように設定する。

 一方で、「旅程管理」が20種類もあるシートでは、複数ページになるのは明らかだ。このようなケースで「シートを1ページに印刷」を選ぶと、極度に縮小されて判読困難になる。このような場合には「すべての列を1ページに印刷」を選び、行側には制限をかけないようにする。

 ちなみに、今回のケースでは「シートを1ページに印刷」を選んでも、「すべての列を1ページに印刷」と同じ結果が得られる。