PR

 チェックリストは、仕事の質を高めるための強力な武器になる。しかしチェックリストの管理や運用は意外に負担が大きい。Excelのテーブル機能を使って楽したい。

 下図ではテーブルを用いたチェックリストの一例を示した。項目は「タスク」「締め切り」「重要度」「チェック」の4種類から成っている。タスクと一連の項目をランダムに入力したあと、「締め切り」のフィルターボタンから「昇順」で並べ替えを実行して、締め切り日の早い項目ほど上に来るようにした。

テーブルで作ったチェックリスト
テーブルで作ったチェックリスト
「締め切り」のフィルターボタンから「昇順」で並べ替えを実行して、締め切り日の早い項目ほど上に来るようにした
[画像のクリックで拡大表示]

 チェックリストをよく見ると、確かに締め切りの早い順にタスクは並んでいる。しかし、同じ日のタスクについて見ると、「重要度」が低いものが上に来ている箇所がある。やはり「重要度」が高いタスクを上にしたい。

 この場合、まず「重要度」の「降順」で並べ替えを実行する。するとタスクは重要度が高い順に並び替わった。次に「締め切り」の「昇順」で並べ替えを実行する。これで、「締め切り」が早く、かつ「重要度」が高いタスクが上に来るようにできる。

「締め切り」が早く「重要度」が高い項目を上に
「締め切り」が早く「重要度」が高い項目を上に
「重要度」の「降順」で並べ替えたあと、「締め切り」の「昇順」で並べ替える。これで、「締め切り」が早く「重要度」が高い項目を上にできる
[画像のクリックで拡大表示]

チェックマークはこうして付ける

 チェックリストではチェックを付ける列が必須になる。今回の例ではD列の「チェック」がそれに相当する。ここではチェックリストらしさを出すために、終了したタスクには、Microsoft IMEで入力できるチェックマークを付けるようにした。「ちぇっく」と入力して漢字変換し、候補からチェックマークを選べばよい。

チェックマークの設定
チェックマークの設定
Microsoft IMEを利用している場合、「ちぇっく」と入力して漢字変換してチェックマークを選ぶ
[画像のクリックで拡大表示]