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 Wordで作った一覧を並べ替えたい場合、Excelにいったんコピーアンドペースト(コピペ)してから作業すると段取りが良くなる。一例を紹介しよう。

 下図はWordで作った名前と生没年の一覧だ。この一覧を生年で昇順に並べ替えたいとする。少ない項目数ならばいざ知らず、時短を目指すのならば、やはりExcelを使ってササッと作業するに越したことはない。

Wordで作った、名前と生没年を示したシンプルな一覧表。生年を基準に昇順で並べ替えたい。ここはやはりExcelの登場だ
Wordで作った、名前と生没年を示したシンプルな一覧表。生年を基準に昇順で並べ替えたい。ここはやはりExcelの登場だ
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「区切り位置」を活用する

 まず、Wordで作成した名前と生没年の一覧をコピーする。次にExcelのシートを開いて、A1を右クリックし、「形式を選択して貼り付け」を選ぶ。「テキスト」を選んで「OK」ボタンを押すと、シート上に名前と生没年をペーストできた。

 ただしこの状態では、生年を基準に昇順で並べ替えられない。名前と生没年を別々のセルに分割し、その上で生没年を基準に並べ替える必要があるからだ。名前と生没年の分割には「区切り位置」を利用する。手順は次のとおりだ。

Wordで作った一覧を「テキスト」でコピペした。次に、A列の列見出しを選んでA列全体を選択する。さらに「データ」タブの「区切り位置」ボタンを押し、ダイアログを開く
Wordで作った一覧を「テキスト」でコピペした。次に、A列の列見出しを選んでA列全体を選択する。さらに「データ」タブの「区切り位置」ボタンを押し、ダイアログを開く
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ダイアログが開いたら「次へ」ボタンを押す
ダイアログが開いたら「次へ」ボタンを押す
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この画面で、データを分割する文字を指定する。今回の場合、生没年の前にある全角の「(」を用いれば、うまく名前と生没年を分割できる。「その他」のテキストボックスに全角の「(」を入力すると、プレビューで分割後の様子を確認できる。問題がなければ「完了」ボタンを押す
この画面で、データを分割する文字を指定する。今回の場合、生没年の前にある全角の「(」を用いれば、うまく名前と生没年を分割できる。「その他」のテキストボックスに全角の「(」を入力すると、プレビューで分割後の様子を確認できる。問題がなければ「完了」ボタンを押す
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名前と生没年を分割できた。ただし、区切り文字にした「(」がなくなっていることに注意したい
名前と生没年を分割できた。ただし、区切り文字にした「(」がなくなっていることに注意したい
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 上図の事例では、区切り位置に全角の「(」を用い、これを境にデータを名前と生没年に分割した。「(」は全角だから、半角の「(」を入力してもうまくいかないので注意したい。

 続いて生年を基準に昇順で並べ替えを実行する。生没年が入力してあるB1を選んだら、「データ」タブの「昇順」ボタンをクリックする。すると、生年を基準に表全体の並びが昇順に変わった。

生年を基準に昇順で並べ替えられた。Word側でいちいち手作業で並べ替えるのは時間の無駄だし、間違いのもとだと心得たい
生年を基準に昇順で並べ替えられた。Word側でいちいち手作業で並べ替えるのは時間の無駄だし、間違いのもとだと心得たい
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