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Excelで作る表の中には、データを逐次追加するものがある。このような表では、まだデータを入力していない箇所は空白セルになっている。これらを特定するにはどうしたらよいか。今回は社内技能テストのスコア表を例に、空白セルをテキパキと特定するワザを紹介したい。
テストのスコア表。まだスコアを入力していない対象者のセルは、空白になっている。空白セルを特定するにはどうすべきか
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ジャンプを使って空白セルを全選択
以前のこの連載で、どでかい表を扱う際に［Ctrl］＋［↓］キーの活用で、表の最下部行まで一発移動できる話をした。実はこの機能、途中に空白セルがあると、表の最下部までいかず、空白セルの手前にあるセルを選択する仕様になっている。まずはこれを応用して、空白セルを特定しよう。
B1を選択したら［Ctrl］＋［↓］キーを押す。B5とB9が空白セルになっている。すると空白セルB5の前にあるB4が選択される。さらに同じキーを押すと、空白セルをまたいでB6、さらに押すと空白セルB9の手前のB8というように、空白セルで移動が停止する。これを繰り返せばすべての空白セルの場所を特定できる。
［Ctrl］＋［↓］キーを利用すると、空白セルの前のセルが選択される。シートの最下部まで移動してしまったら、その時は［Ctrl］＋［↑］キーで表の最下部に戻る
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次はジャンプを使う方法だ。「ホーム」タブの「検索と選択」ボタンから、「条件を選択してジャンプ」を選ぶ。「選択オプション」ダイアログの｢空白セル｣をチェックして「OK」ボタンを押す。すると、空白セルをすべて選択できる。［Tab］キーを押すと空白セル間を移動できる。
「条件を選択してジャンプ」を選び、｢選択オプション｣ダイアログの｢空白セル｣をチェックして「OK」ボタンを押す
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空白セルを一挙に選択できる。［Tab］キーで空白セル間を移動できる
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では、空白セルがすべて選ばれている状態で、「無回答」と入力して［Enter］キーを押す。さらに、［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押してみよう。すべての空白セルに「無回答」と入力できた。
「無回答」と入力して［Enter］キーを押す
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続けて［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押す。選択中のセルに同じテキストを一発で入力できる。こいつは時短に効くぞ
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