全1003文字
PR

 Excelで作る表の中には、データを逐次追加するものがある。このような表では、まだデータを入力していない箇所は空白セルになっている。これらを特定するにはどうしたらよいか。今回は社内技能テストのスコア表を例に、空白セルをテキパキと特定するワザを紹介したい。

テストのスコア表。まだスコアを入力していない対象者のセルは、空白になっている。空白セルを特定するにはどうすべきか
テストのスコア表。まだスコアを入力していない対象者のセルは、空白になっている。空白セルを特定するにはどうすべきか
[画像のクリックで拡大表示]

ジャンプを使って空白セルを全選択

 以前のこの連載で、どでかい表を扱う際に[Ctrl]+[↓]キーの活用で、表の最下部行まで一発移動できる話をした。実はこの機能、途中に空白セルがあると、表の最下部までいかず、空白セルの手前にあるセルを選択する仕様になっている。まずはこれを応用して、空白セルを特定しよう。

 B1を選択したら[Ctrl]+[↓]キーを押す。B5とB9が空白セルになっている。すると空白セルB5の前にあるB4が選択される。さらに同じキーを押すと、空白セルをまたいでB6、さらに押すと空白セルB9の手前のB8というように、空白セルで移動が停止する。これを繰り返せばすべての空白セルの場所を特定できる。

[Ctrl]+[↓]キーを利用すると、空白セルの前のセルが選択される。シートの最下部まで移動してしまったら、その時は[Ctrl]+[↑]キーで表の最下部に戻る
[Ctrl]+[↓]キーを利用すると、空白セルの前のセルが選択される。シートの最下部まで移動してしまったら、その時は[Ctrl]+[↑]キーで表の最下部に戻る
[画像のクリックで拡大表示]

 次はジャンプを使う方法だ。「ホーム」タブの「検索と選択」ボタンから、「条件を選択してジャンプ」を選ぶ。「選択オプション」ダイアログの「空白セル」をチェックして「OK」ボタンを押す。すると、空白セルをすべて選択できる。[Tab]キーを押すと空白セル間を移動できる。

「条件を選択してジャンプ」を選び、「選択オプション」ダイアログの「空白セル」をチェックして「OK」ボタンを押す
「条件を選択してジャンプ」を選び、「選択オプション」ダイアログの「空白セル」をチェックして「OK」ボタンを押す
[画像のクリックで拡大表示]
空白セルを一挙に選択できる。[Tab]キーで空白セル間を移動できる
空白セルを一挙に選択できる。[Tab]キーで空白セル間を移動できる
[画像のクリックで拡大表示]

 では、空白セルがすべて選ばれている状態で、「無回答」と入力して[Enter]キーを押す。さらに、[Ctrl]キーを押しながら[Enter]キーを押してみよう。すべての空白セルに「無回答」と入力できた。

「無回答」と入力して[Enter]キーを押す
「無回答」と入力して[Enter]キーを押す
[画像のクリックで拡大表示]
続けて[Ctrl]キーを押しながら[Enter]キーを押す。選択中のセルに同じテキストを一発で入力できる。こいつは時短に効くぞ
続けて[Ctrl]キーを押しながら[Enter]キーを押す。選択中のセルに同じテキストを一発で入力できる。こいつは時短に効くぞ
[画像のクリックで拡大表示]