データの二重登録は、入力ミスの代表例といえる。1つのデータを複数登録してしまうと、データの重複が発生する。これを回避するには、入力時に重複データを発見できるようにしておくことが肝心だ。

 例えば下図のシートでは、社名に重複がないようデータを入力しなければならない。この場合、A列の列見出しをクリックして、A列全体を選択する。

 次に「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンを選び、「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選ぶ。「重複する値」ダイアログボックスが現れるので、ここで強調表示の書式を設定する。初期設定では重複するデータに「濃い赤の文字、明るい赤の背景」が付くようになっている。この書式で問題ないので「OK」ボタンを押す。

 以上の設定ができたら、重複するデータを故意に入力してみよう。重複するデータが強調表示になった。これだと入力している最中に重複データと判断できるので、入力ミスを撲滅できる。

入力ミスを事前に回避する
入力ミスを事前に回避する
重複データがあってはいけない列に、「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」をあらかじめ設定しておく。重複データを入力した途端、セルが強調表示になる
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入力済みデータから重複を見つけ出す

 既に入力済みのデータについて、重複するものがないか調べなければならないこともある。このケースにも、「重複する値」は利用できる。

 データが入力されている列全体を選択して、先に記した要領で「重複する値」を選んで「OK」ボタンを押す。すると、重複データが一発で強調表示になる。

 もっとも、データ量が多いと、重複データのみを一覧表示にしたくなる。その場合、A1セルの「社名」を選んで「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」ボタンから「フィルター」を選ぶ。するとA1に「フィルター」ボタンが付く。このボタンをクリックして、まず、「昇順」で並べ替えを実行する。

 次に、同じく「フィルター」ボタンをクリックして「色フィルター」から強調表示に設定している背景色を選ぶ。すると、強調表示になっているセル、言い換えると重複しているデータのみを表示できる。

重複データのみを表示する
重複データのみを表示する
「フィルター」ボタンの「色フィルター」を活用して、強調表示のセルのみを表示した。「昇順」で並べ替えたため、重複するデータが上下に並ぶ
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