働き方改革への取り組みが進む中で、仕事の効率アップは今まで以上に求められている。Excelでテキパキと作業をこなす秘訣は、頻繁に使用する基本操作をいかに効率的に実行するかにある。頻繁に利用するExcelの機能を取り上げて、操作をより効率化するテクニックや意外な裏技を紹介する。

Excelで時短
目次
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Excelファイルを顧客へ送信、部内メモの削除を忘れる「大事故」を回避する
Excelで作成した見積書などのファイルを得意先に提出する。その際に、ちょっとした不注意で、とんでもない事故が起こることもある。部内のメモ(コメント)を付けたまま忘れて先方に送付してしまった場合だ。
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年・月・日が違うセルに分かれたExcelデータ、DATE関数で瞬時に計算
Excelに日付を入力する際、「年」「月」「日」のようにセルを分割することがよくある。ただし、日付が分割されていると、計算に使用するのが難しくなる。そんなときはDATE関数を使おう。
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Excelでカンタン統計、相関係数を知っていると将来予測に役立つ
統計では過去のデータから傾向を読み取ることで、将来の予測に結び付ける。その際に重要になるのが傾向を示す近似曲線と、近似曲線の相関関係の強さを示すR-2乗値すなわち相関係数だ。Excelグラフを用いて説明したい。
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ExcelのCEILING関数でダース計算、200本の缶ビールは何箱なのか一発で
缶ビールは24本、つまり2ダースで1箱が標準になる。今回、缶ビールが200本必要になったとしよう。24本入りの箱を何箱買えばいいのだろう。Excelで計算してもらいたい。
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Excelの棒グラフ、突出したデータの途中に線を入れて省略する
アンケートなどの集計結果で、特定のデータが突出して大きい場合がある。縦軸の途中を省略して、突出したグラフを短くしたい。この場合、ちょっとした工夫が必要になる。
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Excelのクリップボード、ベテランも意外に使っていない便利な機能
コピー&ペーストはExcelのデータ入力になくてはならない機能だ。このコピペと関連が深い機能にクリップボードがある。実に便利な機能があるのだが、どういう訳か意外に使われていない。
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Excelで検索、テーブルで結果を一覧にする「フィルター」が便利
Excelの一覧表などでは検索条件にヒットした行だけ抽出して表示したいことがよくある。この場合はテーブルのフィルターを利用するのが得策だ。
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Excel「組み合わせ」グラフの定番、棒グラフに折れ線の平均線を追加する
売り上げやゲームの点数を棒グラフで表示したとしよう。このような棒グラフに平均線を付け加えたら、各項目の位置付けがより明瞭になるだろう。今回は平均線を付ける際、棒と線による「組み合わせ」グラフの定番を用いたい。
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Excelの計算結果を別セルにコピーしたらエラー、2つの対処法
数値を足す「SUM関数」で算出した合計を、別のセルに表示したいことがよくある。ところが合計をコピーして別セルにペーストするとエラーが返る。だからといって合計をいちいち手作業で入力していては素人丸出しだ。
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Excelで別のシートをビシッと整列、一目で参照したい
過去に作成したExcelの表を参照しながら新しい表を作成したいケースがよくある。別のブックにある表の参照、同じブックの別シートにある表の参照という2例について時短を図る。
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Excelで並べ替え、間違うと大変な役職順「社長・専務・常務」を一発で
Excelの「フィルター」ボタンは、データの並べ替えを実行するのにとても頼りになる。値の大小順、名前の五十音順など朝飯前で並べ替えられる。しかし、ちょっと困った事態が生じることもある。役職の偉い順に並べたい場合、どうすればいいか。
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Excelでマウス操作、セルをクリックする「ならでは」ワザで時短効果
マウスを使わずにExcelを操作する人はおそらく皆無だろう。ダブルクリックでどでかい表の中を移動したりオートフィル機能を活用したりするなど、日常的に使うマウス操作のコツを知っておくと作業がテキパキと進み時短に効く。
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Excelのセルに単位付き値を簡単入力、グラフにも一発表示する
Excelで表を作るときに、単位を付けたいことがよくある。数値の単位を数値と共に同じセルに入力すると、数値ではなく文字列として扱われる。そのため集計やグラフに利用できない。「数値の表示形式」を利用すると、非常に簡単に解決できる。
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Excelのテキストボックスを美しく配置、上級者のワザを盗め
Excelにまとまった文章を入力する場合、セルを使うよりも、テキストボックスを使った方が、作業が容易になる。今回は時短に効くテキストボックスの扱い方を紹介したい。
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セルだって名前が欲しい、Excelの「名前」活用で離れたセルに集計する
Excelではセルやセル範囲に「名前」を付けられるようになっており、付けた名前は数式に利用できる。なかなか便利なその方法を紹介したい。
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Excelで未入力の空白セル、所在はこうやってテキパキ特定する
Excelで作る表の中には、データを逐次追加するものがある。このような表では、まだデータを入力していない箇所は空白セルになっている。これらを特定するにはどうしたらよいか。空白セルをテキパキと特定するワザを紹介したい。
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Excelで文書レイアウト、タイトルをビシッと中央に配置する
Excelで請求書や見積書を作成する場合、タイトルに当たる「請求書」や「見積書」は、一般的に文書の上部中央にレイアウトするものだ。どのような方法でレイアウトするのがベターなのか。
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Excel表の行列は一発で入れ替えられる、グラフはもっと簡単
Excelの表で、行列を入れ替えたい場合がある。その際にいちいちコピー&ペーストで作り替えていては日が暮れる。一発で入れ替えられる方法を利用しよう。
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Excelグラフの項目名、大分類でプロっぽく演出する
Excelで四半期ごとの売り上げを示したグラフを作った。項目名には2018年と2019年の大項目名があり、それぞれに第1四半期から第4四半期の小項目名が付いている。この表現方法、どこか知的でプロっぽい。どうやって作ればいいのだろう。
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Excelで検索と置換、ワイルドカードを上手に使う
Excelの検索機能は、条件に合致する値を持つセルを見つけ出す機能だ。また置換は、見つけた値を別の値に置き換える機能だ。さらにワイルドカードを利用すると検索と置換の使い勝手が広がる。
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