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 こんにちは。式町久美子と申します。提案活動の方法論「プロポーザルマネジメント」を普及させるための日本プロポーザルマネジメント協会の代表理事をしています。仕事柄、提案活動の悩みをよく聞きます。この連載では、よくある提案の悩みについて解決策を提示していきたいと思います。

 今回は「とにかく時間がない」ときの提案の仕方についてです。この悩みは非常によく聞きます。例えば、上司から「明日、役員に説明する機会を得たので、新規プロジェクトの提案をしてほしい」と急に言われる。あるいは、IT企業のSE(システムエンジニア)が、営業担当者から「2日後にお客様のアポが取れたので、提案資料をすぐに作ってもらいたい」と依頼を受ける、といったものです。こうした場合、多くが失敗に終わってしまうようです。

手元の資料を組み合わせてはいけない

 時間がないときにやってしまいがちなのが、手元にあるドキュメントを組み合わせて、提案資料をひとまず形にしようとすることです。ここに失敗の原因があります。「相手が何を求めているか」という最も大事な視点が抜け落ちているからです。

 典型例は顧客の状況を無視して、自社製品の説明や一般的な市場動向の解説に終始してしまうことでしょう。相手がそれを求めているならいいのですが、期待している内容と違う場合は双方にとって時間の無駄です。

 では、どうすればよいのでしょうか。相手が次の打ち合わせで何を求めているのかを考慮して、ミーティングの内容を設計することです。「相手の視点に立つのは提案活動の基本」と思われるかもしれませんが、時間がないときほど、おろそかになってしまいます。

 とはいえ、時間がないのですから、相手の視点に立つといっても、必要最小限の確認にとどめたいもの。そこで、おススメしたいのは次の5つを確認することです。