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「無駄な書類が多い」という言葉に惑わされない

 3つ目は「行政は無駄な書類が多い」という点です。行政をやゆする文脈でよく聞かれる言葉ですが、惑わされないでください。

 行政でたくさんの書類を扱うのは事実ですが、その多くは記録や証明として必要とされているものです。法律で保管期限が決められているものも多くあります。

 そして、民間にも無駄な書類は多数存在します。「紙に印刷した書類」が減った会社は多いかもしれませんが、「データで作成した書類」を入れたら、民間も行政もそれほど変わらないかもしれません。書類データが整理されておらず共有フォルダーのどこを探しても発見できなかった、作成者本人を探り当てて数時間かけてようやく手に入れた、というケースも珍しくないでしょう。

 書類作成の仕事をサクサクこなす心構えとしては、作成する書類の種類を分けて、うまく気分を切り替えながら進めようとアドバイスしています。企画書のように発想力や創造力を働かせながら作る書類と、記録として求められる書類を交互に作成するといった工夫をすれば、気分もめいらなくなるのではないでしょうか。

天笠 淳
アネックス代表取締役/人事コンサルタント
天笠 淳 早稲田大学商学部卒業後、IT企業、金融機関にて人事業務を経験。株式会社アネックス、一般社団法人次世代人材育成機構の代表として、働きやすい職場づくりを主なテーマとし、企業の人事、人材開発のコンサルタントを行っている。次世代人材育成機構では、代表理事として、学生の就職活動へのアドバイスや、社会人のキャリア支援を20年以上手掛けている。 アネックスのWebサイトはhttp://www.annexcorp.com/