200種類を超えるソフトやWebツールをつなぎ業務を効率化

 ビジネスでは、様々なソフトやWebツールを組み合わせて利用する。例えば、Outlookでメールを受け取って添付ファイルをOneDriveに保存する、あるいはGmailで重要なメールを受け取ったらToDoリストに登録するといった具合だ。

 マイクロソフトの「Microsoft Flow(以下、Flow)」では、こうしたWebツールなどを簡単に連携させて処理を自動化できる。無料の「Flow Free」および有料の「Flow プラン 1/Flow プラン 2」、企業向けOffice 365やDynamics 365ユーザー向けの「Flow for Office 365 and Flow for Dynamics 365」がある。Flow FreeはMicrosoftアカウントがあれば使える。

 Flowでは、連携できるWebツールなどを「コネクタ」、コネクタを連携させて作ったものを「フロー」と呼ぶ。現時点では200種類を超えるコネクタを連携してフローを作成できる。OutlookやExcel、OneDriveなどのマイクロソフト製品はもちろん、DropboxやGmail、Twitterなど他社のコネクタも数多く揃っている。

 フローは新規に作ってもよいが、Flowのサイトにはフローのテンプレートが多数用意されているので、そこから役に立ちそうなテンプレートで選んで、カスタマイズして活用すると効率的だろう。

 フローの作成・編集は、コネクタを並べて、実行するアクションや条件を設定していくのが基本となる。作ったフローの動作をテストしたり、完成後に実行の履歴を確認したりする機能も用意されている。

Flowには、あらかじめ多数のテンプレートが用意されている。ここから選択して、カスタマイズして利用できる
Flowには、あらかじめ多数のテンプレートが用意されている。ここから選択して、カスタマイズして利用できる
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フローを編集しているところ。ツールやアプリを上から下に並べて、それぞれを実行する条件や実行方法を設定していく
フローを編集しているところ。ツールやアプリを上から下に並べて、それぞれを実行する条件や実行方法を設定していく
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 自分で作ったフローは「マイフロー」で管理できる。ここでは、フローの有効/無効を切り替えたり、実行の履歴を確認したりすることが可能だ。

 なお無料のFlow Freeは、月ごとのフロー実行数などの機能が制限されている。また、コネクタとしてSalesforceやServiceNowなどの企業向けWebツールは利用できないなどの制限もある。

 Flowは、個人にとっても企業にとっても、アイデア次第で現在の業務を効率化できるWebツールだ。何ができるかを確認し、自社の業務のどこに適用できるか、検討してみてはいかがだろうか。

「マイフロー」では、作成したフローが表示される。ここから不要なフローを削除したり、編集したりできる
「マイフロー」では、作成したフローが表示される。ここから不要なフローを削除したり、編集したりできる
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